Implementasi Audit dalam Mendukung Pengendalian Internal Surat-surat yang Berharga di Pusat Arsip dan Museum (PAM)

Istilah “Surat Berharga” dan “Surat yang Berharga” mempunyai pengertian yang berbeda. Pengertian Surat Berharga memiliki unsur-unsur antara lain sebagai surat bukti tuntutan utang atau tanda bukti hak atau piutang, sebagai pembawa hak, dapat dengan mudah diperjualbelikan, dan dapat dipindah tangankan. Contoh dari surat berharga antara lain wesel, cek, surat sanggup.  Sedangkan pengertian Surat yang Berharga adalah tanda bukti hak, namun  tidak dapat diperjualbelikan dan hanya dapat digadaikan. Contoh dari Surat yang Berharga antara lain sertifikat tanah, BPKB, dan nota. Untuk mengamankan surat-surat yang berharga ini diperlukan adanya pengendalian internal  (internal control) yang memadai sehingga nantinya sistem pengendalian internal atas surat-surat yang berharga menjadi lebih efektif

Oleh karenanya pada hari Jum’at, 19 April 2024 Audit Internal Ubaya melakukan pemeriksaan rutin atas surat-surat yang berharga yang tersimpan di Pusat Arsip dan Museum (PAM).  Audit terhadap surat berharga ini bertujuan untuk memastikan bahwa semua surat berharga yang dimiliki oleh universitas aman tersimpan. Pelaksanaan audit diawali dengan opening meeting pada pukul 09.15 wib di ruang PAM dan dihadiri oleh 7 orang yaitu 2 orang dari PAM dan 5 orang dari Audit Internal. Dalam opening meeting, Manajer Audit Internal melakukan review atas tindak lanjut rekomendasi temuan audit sebelumnya dan menanyakan apakah ada perubahan prosedur untuk penyimpanan surat-surat yang berharga di PAM, serta pengendalian internal apa saja yang telah dilakukan atas penyimpanan surat-surat yang berharga di PAM. Setelah opening meeting dilakukan, selanjutnya tim audit melakukan proses audit terhadap surat-surat yang berharga tersebut, antara lain:

1. Mempelajari dan evaluasi internal control atas penyimpanan surat-surat yang berharga di PAM, serta minta penjelasan terkait dengan perubahan klasifikasi terkait dengan surat yang berharga selesai dalam pengurusan dan surat yang berharga masih dalam proses pengurusan.
2. Melakukan stock opname (pemeriksaan fisik) atas surat-surat yang berharga (BPKB dan Sertifikat Tanah) dan dicocokkan dengan rekap surat-surat yang berharga (BPKB dan Sertifikat Tanah) PAM

Setelah melakukan proses audit di lapangan (fieldwork) – PAM, selanjutnya tim audit akan melakukan konfirmasi ulang kepada pihak manajemen PAM jika terjadi ketidaksesuaian data dengan fisik. Dan sebagai langkah akhir dari penugasan audit atas surat-surat yang berharga ini adalah pembuatan laporan hasil audit yang berisi temuan dan rekomendasi atas temuan tersebut, menerbitkan laporan audit atas Surat yang Berharga di PAM dan dikirimkan via email ke Rektor, Wakil Rektor (WR) 4, Direktur Keuangan, Direktur Manajemen Aset dan Pengadaan (MAP), dan Direktur Perpustakaan, serta sebagai arsip. (IM,YS)