Kas kecil (petty cash) mempunyai peranan yang sangat penting untuk kegiatan operasional bagi suatu unit kerja. Pengelolaan dana kas kecil, meliputi 3 (tiga) tahapan yaitu (a) pembentukan dana kas kecil, (b) pengeluaran dana kas kecil, dan (c) pengisian kembali dana kas kecil, saat sudah mencapai nilai minimal plafon yang telah ditetapkan. Nilai plafon kas kecil (KK) untuk tiap unit berbeda-beda disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing unit, dan penggunaan KK tersebut telah diatur oleh Direktorat Keuangan sesuai dengan edaran nomor 141/UM/KEU/VII/2022 tertanggal 28 Juli 2022 tentang Kas Kecil. Selain itu, metode pencatatan yang diterapkan oleh bagian Keuangan Universitas Surabaya adalah menggunakan metode imprest fund yaitu metode pencatatan kas kecil dengan plafon tetap.
Pengelolaan kas kecil di 38 unit dan Direktorat Keuangan Ubaya memerlukan sistem pengendalian internal yang baik. Oleh karena itu, penting dilakukan evaluasi melalui pemeriksaan secara berkala terhadap pengendalian internal oleh pihak yang independen. Audit terhadap kas kecil dilakukan pada 25 September – 11 Oktober 2024 oleh Tim Audit Internal Universitas Surabaya, meliputi Bon Sementara (BS) dan Kas Kecil (KK), yang belum dipertanggungjawabkan oleh unit sampai dengan 18 September 2024. Audit tersebut mempunyai tujuan, antara lain:
- Menentukan jumlah saldo kas kecil per tanggal 31 Agustus 2024.
- Menilai tingkat kepatuhan unit dan Direktorat Keuangan terhadap prosedur pencairan, penggunaan dan pertanggungjawaban kas kecil, sekaligus memberikan rekomendasi yang diperlukan untuk meningkatkan kepatuhan terhadap prosedur kas kecil di atas.
- Menilai keabsahan bukti transaksi yang dikeluarkan melalui kas kecil.
Selain tujuan yang telah dijelaskan di atas, implementasi audit atas Kas Kecil juga diharapkan dapat membantu mendorong pengelolaan pengeluaran operasional masing-masing unit di Ubaya secara efektif. Secara umum hasil audit terhadap pengelolaan dana kas kecil menunjukkan kepatuhan melebihi standard yang telah dijaminkan ISO.
Setelah melakukan proses audit di lapangan (fieldwork), selanjutnya tim audit akan melakukan pengolahan hasil fieldwork dan konfirmasi kepada Direktorat Keuangan dan unit (jika masih diperlukan). Tahap akhir dari penugasan audit atas kas kecil adalah penyusunan laporan hasil audit yang berisi temuan dan rekomendasi perbaikan atas temuan tersebut. Laporan Audit atas Kas Kecil dikirimkan via email ke Rektor, Wakil Rektor (WR)2, Direktur Keuangan, dan unit-unit terkait, serta sebagai arsip tim internal auditor. (IM&DF)
No responses yet