Jumat, 2 Oktober 2023 lalu, DPMAI mengadakan sesi sharing internal bertajuk ISO 21001:2018 dengan mengundang Dr. Muhammad Rosiawan, sebagai narasumber. Sesi ini diikuti seluruh staff DPMAI di Ruang Rapim (Rapat Pimpinan) Lantai 2 Kampus Ubaya Ngagel. Diharapkan melalui sesi ini seluruh tim DPMAI dapat belajar bersama dan bisa memiliki pemahaman yang lebih baik tentang pentingnya ISO 21001:2018, sehingga ke depan tim DPMAI bisa mengawal penerapannya dengan lebih sukses bagi Universitas Surabaya.
Dr. Muhammad Rosiawan menyampaikan lima pendekatan utama dalam standar sistem manajemen mutu ISO.
Pertama, Pemikiran berbasis pada risiko. Untuk penerapan SMOP (Sistem Manajemen untuk Organisasi Pendidikan) yang efektif, standar ISO 21001 menyatakan bahwa keseluruhan aktivitas dalam penyampaian produk dan layanan Pendidikan, orang-orang yang terlibat harus berfokus pada pemikiran yang berbasis risiko yang bertujuan untuk mengambil keuntungan dari peluang dan mencegah hasil yang tidak diinginkan. Pengendalian risiko dapat berupa tindakan pencegahan, yaitu sebelum risiko terjadi atau tindakan perbaikan (bila resiko telah terjadi). Tindakan perbaikan diperlukan untuk menjamin bahwa masalah atau problem yang terjadi tidak berlanjut menjadi sebuah krisis dan atau bencana. Hal ini dapat digambarkan sebagai berikut:
Gambar 1. Tindakan pencegahan dan perbaikan pada manajemen risiko
Misalnya dikaitkan dengan hasil layanan Pendidikan yaitu terciptanya kompetensi peserta didik sesuai dengan profil lulusan. Lulusan yang kompeten dapat diciptakan dan memiliki dampak besar pada kredibilitas organisasi pendidikan dari sudut pandang pihak yang berkepentingan. Organisasi harus dapat melakukan pengendalian kredibilitas organisasi dari tingkat keparahan (kontrol untuk tingkat keparahan) dan atau kemungkinan kejadian (kontrol untuk frekuensi kejadian) yang mempengaruhi mutu produk dan layanan pendidikan. Apabila pihak manajemen Ubaya secara konsisten dapat menjaga mutu kurikulum, proses pembelajaran dan penilaian secara konsisten, maka kompetensi peserta didik sesuai dengan profil lulusan dapat tercapai.
Gambar 2. Manajemen Risiko untuk Pencapaian Hasil
Kedua, Pendekatan proses, yang diawali dengan dari bagaimana organisasi pendidikan menetapkan visi, misi, tata nilai, dan tujuan (hasil yang dikehendaki oleh organisasi). Pendekatan proses melibatkan definisi sistematis dari manajemen proses dan interaksinya, sampai mencapai hasil yang diinginkan. Efektivitas manajemen proses dapat dicapai melalui perbaikan yang kontinyu dengan menggunakan siklus PDCA.
Gambar 3. Penilaian Efektivitas Layanan Pendidikan
Ketiga, Siklus Plan-Do-Check-Act (PDCA) untuk perbaikan/peningkatan berkelanjutan. Manajemen proses dan sistem secara keseluruhan dapat dicapai dengan menggunakan siklus Plan-Do-Check-Action (PDCA), dan dapat digambarkan sebagai berikut:
Gambar 4. Siklus PDCA dalam klausul ISO 21001
Keempat, Prinsip-prinsip manajemen. Standar ISO 21001 memiliki 11 (sebelas) prinsip manajemen untuk organisasi pendidikan, yaitu: 1. Fokus pada peserta didik dan penerima manfaat lainnya; 2. Kepemimpinann visioner; 3. Keterlibatan Staf; 4. Pendekatan proses; 5. Peningkatan; 6. Keputusan berdasarkan bukti; 7. Manajemen hubungan; 8. Tanggung jawab sosial: 9. Aksesibilitas dan kesetaraan; 10. Perilaku etis dalam pendidikan; 11. Keamanan dan perlindungan data.
Kelima, Struktur tingkat tinggi (High Level Structure, HLS). Struktur ini membantu organisasi lebih mudah dalam menerapkan dan mengintegrasikan persyaratan standar sistem manajemen yang berbeda secara bersamaan dan menjalankan siklus PDCA. Pada tahap Plan, klausul yang terkait adalah klausul 4, 5, 6, dan 7. Sedangkan Do, klausul yang terkait adalah klausul 8. Pada tahap check, klausul yang terkait adalah klausul 9, dan pada tahap Act, klausul yang terkait adalah klausul 10. Berikut bagan yang menunjukkan struktur dan teks klausul yang identik untuk standar IAO 9001 dan ISO 21001
Gambar 5. Struktur Tingkat Tinggi
Belajar bersama ini diakhiri dengan sesi tanya jawab dari tim DPMAI dan makan siang bersama. Terimakasih Pak Rosi, semoga implementasi ISO 21001 berjalan lancar tanpa kendala berarti. (IM)
No responses yet