Evaluasi Pengendalian Internal melalui Audit Alat dan Bahan Laboratorium di Fakultas Farmasi UBAYA

Dalam Institusi Perguruan Tinggi, sarana dan prasarana pembelajaran yang disesuaikan dengan kebutuhan isi dan proses pembelajaran untuk pemenuhan capaian pembelajaran salah satunya adalah laboratorium. Bagi perguruan tinggi, laboratorium merupakan tempat untuk mengaplikasikan teori keilmuan, pengujian teoritis, pembuktian uji coba penelitian dengan bantuan  alat  yang melengkapi kegiatan tersebut. Praktik pengelolaan laboratorium yang baik menjamin kegiatan pembelajaran, penelitian maupun pengujian di laboratorium dapat berjalan lancar dan dapat dipertanggungjawabkan. Oleh karena itu, ketersediaan alat-alat dan bahan dalam laboratorium (lab) perlu dikelola secara baik.

Penerapan pengendalian internal terhadap alat dan bahan lab (alba) sangat diperlukan untuk mengurangi risiko terjadinya selisih, kehilangan, kerusakan dan mengantisipasi kemungkinan terjadinya kecurangan. Dengan adanya pengendalian yang baik dan teratur dalam pengelolaan alba, akan memudahkan pimpinan memperoleh informasi dan laporan yang bermanfaat dalam mengambil kebijakan terkait efektivitas dan optimalisasi penggunaan laboratorium. Audit Internal sebagai tim pemeriksa yang independen sangat dibutuhkan dalam melakukan pengawasan dan evaluasi pelaksanaan pengendalian internal terhadap pengelolaan alat dan bahan di laboratorium. Fakultas Farmasi Universitas Surabaya, merupakan unit yang secara rutin dilaksanakan proses audit terhadap alat dan bahan di laboratorium yang dilakukan oleh tim auditor internal. Pelaksanaan Audit Alba laboratorium Fakultas Farmasi, dilakukan untuk periode satu tahun, dan terakhir telah dilaksanakan pada 24-28 Februari 2025 untuk periode pemeriksaan 2024/2025 oleh tim auditor internal berjumlah lima orang auditor.

Adapun tahapan dalam Audit Alba diawali dengan opening meeting antara seluruh jajaran auditee dari Fakultas Farmasi dengan seluruh anggota tim auditor untuk menyampaikan tujuan, ruang lingkup dan pembahasan tindak lanjut atas hasil dari laporan audit periode sebelumnya. Ruang lingkup dalam Audit Alba meliputi: (i) verifikasi jumlah fisik bahan dan alat yang tersimpan di lab dengan data Alba yang dimiliki oleh laboran; (ii) identifikasi alba yang sudah rusak atau tidak terpakai dan (iii) evaluasi pengendalian internal atas proses penyimpanan dan pencatatan alba namun belum termasuk memastikan akurasi dan ketepatan waktu transaksi ke data persediaan laboran. Sedangkan terdapat tiga tujuan  utama dari pelaksanaan audit atas alat dan bahan (Audit Alba) di laboratorium ini yaitu untuk:

1. Mengetahui kesesuaian jumlah (saldo alat dan bahan milik laboran dengan jumlah fisik di lab.
2. Mengetahui kondisi alat dan bahan yang ada di lab.
3. Memberikan rekomendasi untuk memperbaiki proses penyimpanan dan pencatatan alat dan bahan di lab.

Setelah pertemuan antara auditor dan auditee pada opening meeting, maka tim auditor melakukan tahap fieldwork (audit lapangan). Field work dilakukan terhadap seluruh laboratorium yang dikelola oleh Fakultas Farmasi yang terdiri atas empat departemen masing-masing dibawah tanggungjawab kepala departemen yaitu Dep. Farmasi Klinis dan komunitas; Dep. Biologi Farmasi; Kimia Farmasi serta Dep. Farmasetika. Masing-masing departemen mengelola laboratorium fisik berjumlah 20 laboratorium secara total. Detil nama-nama laboratorium yang seluruhnya dilakukan audit Alba dapat dilihat pada table berikut:

Setelah dilakukan pemeriksaan fisik dalam tahap fieldwork, selanjutnya tim auditor internal akan melakukan konfirmasi kepada auditee atas temuan-temuan yang diperoleh. Pada tahap akhir, tim auditor internal melakukan closing meeting dengan auditee untuk melakukan diskusi, klarifikasi, tanggapan atas hasil field work dalam draft laporan audit. Setelah draft laporan disetujui oleh kedua belah pihak maka tim auditor menerbitkan laporan audit final. Adapun dalam Laporan Hasil Audit Alba menyajikan data dan informasi terkait (i) penilaian efisiensi dan efektivitas pengendalian internal pengelolaan alba lab.; (ii) verifikasi jumlah alat dan bahan lab sesuai kondisi yang ditemui di lapangan; serta (iii) laporan audit internal juga memuat  rekomendasi atas temuan-temuan yang diperoleh selama pemeriksaan di lapangan (fieldwork).  Informasi hasil audit Alba yang terangkum dalam Laporan Audit Internal ini diharapkan dapat memberi manfaat bagi pengelolaan laboratorium di Fakultas Farmasi Universitas Surabaya, dan menyajikan informasi pengelolaan sarana dan prasarana bagi pimpinan Universitas Surabaya. (IM & DF)