Dokumen SMOP
| No. | TEMA | PERTANYAAN | JAWABAN |
|---|---|---|---|
| 1 | Dokumen SMOP | Bagaimana cara merubah/merevisi Dokumen SMOP | Pilih legacy-my.ubaya.ac.id>fitur Dokumen SMOP>Rekap Dokumen SMOP 1) Pilih menu “Rekap Dokumen SMOP” 2) Klik Ikon kaca pembesar , 3) Pilih Unit 4) Pilih jenis dokumen (PM. Prosedur Mutu/ JD. Job Description/ RR.Risk Register) 5) Pilih tahapan dokumen resmi 6) Klik Filter 7) Cari judul dokumen yang akan direvisi 8) Klik ikon pensil pada dokumen yang akan anda revisi, akan masuk ke halaman Form Perubahan Dokumen 9) Pastikan nomor revisi dan judul dokumen sudah sesuai, lalu klik tombol simpan lanjut tombol verifikasi, sehingga tampil dialog box, "Data Dokumen telah diupdate. informasi Umum telah diverifikasi, silahkan memasukkan detail dokumen". 10) Klik OK Sehingga tampil dialog box berikut "Data Dokumen telah diupdate. Informasi umum telah diverifikasi, silahkan memasukkan tabel dokumen. 11) Setelah menekan tombol OK, maka pengguna dapat mengisikan revisi dokumen sesuai dengan bagian yang akan dirubah. NOTE: Jangan lupa menekan tombol SIMPAN saat telah merubah dokumen, dikarenakan sistem otomatis melakukan proses logout secara otomatis. (Lihat Video Revisi Dokumen SMOP) |
| 2 | Dokumen SMOP | Bagaimana cara edit Dokumen SMOP setelah klik tombol revisi | Pilih legacy-my.ubaya.ac.id>fitur Dokumen SMOP>Rekap Dokumen SMOP 1) Pilih menu “Rekap Dokumen SMOP” 2) Klik Ikon kaca pembesar 3) Pilih Unit 4) Pilih jenis dokumen (PM. Prosedur Mutu/ JD. Job Description/ RR.Risk Register) 5) Pilih tahapan dokumen "Dalam Proses Edit unit" 6) Klik Filter 7) Cari judul dokumen yang akan direvisi (Lihat Video Edit Dokumen SMOP Setelah Klik Revisi) |
| 3 | Dokumen SMOP | Bagaimana cara edit Lembar Perubahan (LP) saat revisi? | Pilih legacy-my.ubaya.ac.id>fitur Dokumen SMOP>Rekap Dokumen SMM 1) Pilih menu “Rekap Dokumen SMOP” 2) Klik Ikon kaca pembesar 3) Pilih Unit 4) Pilih jenis dokumen (PM. Prosedur Mutu/ JD. Job Description/ RR.Risk Register) 5) Pilih tahapan dokumen "Dalam Proses Edit unit" 6) Klik Filter 7) Cari judul dokumen/ID yang akan direvisi 8) Klik Bookmark orange "Akhir" atau ctrl+F: "Lembar Perubahan" 9) Klik Tambah data 10) Isikan “Bagian" = sesuai dengan bab yang dirubah (Awal/judul/Bab 1/Bab 2/Bab 3/Bab 4/Bab 5/Bab 6/Bab 7) 11) Isikan "Deskripsi" = menjelaskan apa yang dirubah 12) "No. Revisi" = * Kosongi untuk penomoran automatis, tampil setelah refresh 13) "Tanggal Revisi" = pilih dengan tanggal saat melakukan revisi/sesuai dengan kesepatakan bersama 14) Klik Simpan (Lihat Video Cara Menambah LP PM Dokumen SMOP) Untuk menghapus baris Lembar Perubahan (LP) Pilih legacy-my.ubaya.ac.id>fitur Dokumen SMOP>Rekap Dokumen SMM 1) Pilih menu “Rekap Dokumen SMOP” 2) Klik Ikon kaca pembesar 3) Pilih Unit 4) Pilih jenis dokumen (PM. Prosedur Mutu/ JD. Job Description/ RR.Risk Register) 5) Pilih tahapan dokumen "Dalam Proses Edit unit" 6) Klik Filter 7) Cari judul dokumen/ID yang akan direvisi 8) Klik Bookmark orange "Akhir" atau ctrl+F: "Lembar Perubahan" 9) Blok pada LP yang mau di hapus 10) Klik tulisan "Hapus Data" dibawah tulisan Lembar Perubahan 11) Klik ok (Lihat Video Cara Menghapus LP PM Dokumen SMOP) |
| 4 | Dokumen SMOP | Bagaimana cara menambahkan Form Mutu (FM) dan Instruksi Kerja (IK)? | Pilih legacy-my.ubaya.ac.id>fitur Dokumen SMOP>Rekap Dokumen SMM 1) Pilih menu “Rekap Dokumen SMOP” 2) Pilih Unit 3) Pilih jenis dokumen (PM. Prosedur Mutu/ JD. Job Description/ RR.Risk Register) 4) Pilih tahapan dokumen "Dalam Proses Edit unit" 5) Klik Filter 6) Cari judul dokumen/ID yang akan direvisi 7) Klik Bookmark orange "IK atau FM" atau ctrl+F: Instruksi Kerja atau Form Mutu 8) Klik Tambah data a)Klik “ Toggle Tambah IK/ Toggle Tambah FM” b)Isikan Nomer registrasi sesuai dengan standart penomeran berikut: -Format penomeran IK: IK - " KDU(kode unit)" - NP(Nomor Dokumen PM) / NI(nomor urut IK) Contohnya IK-SDM-07/01 : IK milik SDM dengan nomer dokumen prosedur mutu 07 yaitu Prosedur Layanan Data Database dan No urut IK 01 yaitu Layanan Update Data Base -Format penomeran FM: FM- KDU(kode unit)- NP/NI/NF /Rev.xx (Nomor Dokumen PM / no urut IK / No urut Form/ nomor revisi) Contohnya FM-SDM-01/-/01/Rev.01 : FM milik SDM dengan No. urut PM 01 yaitu Prosedur Administrasi Rekrutmen&Seleksi karyawan, No urut FM 01 yaitu Form Permintaan Karyawan,Nomor Revisi 01 c)Isikan “Revisi ke” d)Isikan Judul IK/FM e)Untuk IK, Isikan “Tata Kerja” (uraian dari instruksi kerja) f)Untuk FM, Isikan Dokumen “Form Mutu” g)Klik Tombol “Tambah Dokumen Instruksi Kerja”atau “Tambah Dokumen Form Mutu” Note: Bila IK/FM digunakan lebih dari 1 prosedur yang berbeda, berikut caranya: - Cari IK/FM yang akan digunakan dengan mengetik kata kunci pada kolom Filter - Silahkan klik tombol plus (+) yang berwarna warna hijau - Klik Tambah (Lihat Video Cara Menambah FM Dokumen SMOP) |
Monitoring ISO
| No. | PERTANYAAN | JAWABAN |
|---|---|---|
| 1 | Bagaimana cara melihat file isian monitoring ISO? | Pilih legacy-my.ubaya.ac.id>fitur Monitoring>Monitoring ISO 1)Klik “Monitoring Laporan unit” 2)Pilih BDU,tahun dan klik filter 3)Klik nomor RM (contohnya: RM-DPMAI-01) |
| 2 | Bagaimana cara melakukan validasi monitoring ISO? (menu: Pencapaian unit) | Pilih legacy-my.ubaya.ac.id>fitur Monitoring>Monitoring ISO Melakukan Validasi Monitoring (Cara ke-1) 1)Klik “Monitoring Pencapaian Unit” 2)Pilih BDU 3)Pilih Tahun Anggaran 4)Pilih Status Laporan Capaian “Belum Validasi” 5)Klik Filter 6)Tekan tombol Validasi (Lihat Video Cara Melakukan Validasi Monitoring ISO) |
| 3 | Bagaimana cara melakukan validasi monitoring ISO? (menu: Monitoring Laporan unit) | Pilih legacy-my.ubaya.ac.id>fitur Monitoring>Monitoring ISO Melakukan Validasi Monitoring (Cara ke-2) 1)Klik “Monitoring Laporan SM unit” 2)Pilih BDU,tahun dan klik filter 3)Fokus pada blok Merah yg di dalamnya terdapat jam pasir (arti blok merah: monitoring yang harus dilaporkan dan sudah diisi menunggu validasi) 4)Klik Link RM (contohnya: RM-DPMAI-01) 5)Klik Tombol Validasi Capaian Periode ini (Lihat Video Cara Melakukan Validasi Monitoring ISO) |
Kepuasan Pelanggan
| No. | PERTANYAAN | JAWABAN |
|---|---|---|
| 1 | Bagaimana cara menginput pengguna layanan? | 1)Login ke https://layanan.ubaya.ac.id/ 2)Klik Layanan 3)Pilih BDU Terdapat 3 pilihan pengguna: Mahasiswa,karyawan dan Eksternal 4)Input : NRP untuk pelanggan Mahasiswa NPK untuk karyawan Nama untuk Eksternal 5)Untuk Pengisian Email : Pelanggan dari Ubaya (mahasiswa/karyawan), email secara otomatis akan muncul Pelanggan Eksternal harus mengisikan secara manual emailnya 6)Pilih Jenis Layanan Pilihan layanan sesuai dengan prosedur unit 7)Isikan Keterangan tambahan Untuk pelanggan eksternal bisa diisi dengan nama perusahaan/sekolah/universitas Untuk pelanggan internal bisa diisi dengan informasi terkait pelanggan 8)Isikan tanggal Layanan Tanggal saat responden menerima layanan Tanggal layanan maksimum 30 hari (lewat dari 30 hari maka kuesioner akan expired) 9)Klik Simpan Setelah klik simpan, maka secara otomatis akan terkirim notifikasi ke email pelanggan/responden terkait adanya layanan yang telah digunakan responden. (Lihat Video Cara Input Pengguna Layanan) |
| 2 | Bagaimana cara memantau pengguna layanan yang telah diinput? | 1)Login ke https://layanan.ubaya.ac.id/ 2)Klik Pengguna Layanan Terbaru 3)Pilih BDU 4)Pilih salah satu pengguna dari Mahasiswa,karyawan dan Eksternal 5)tanda centang (v) hijau:email telah dikirim; tanda silang (x) merah:email gagal terkirim; tanda seru merah (!) : email belum terkirim (Lihat Video Cara Melihat Progress Pengisian Pengguna Layanan) |
| 3 | Bagaimana cara mengirimkan Link kuesioner KP kepada pengguna layanan yang telah diinput? | Link otomatis terkirim di email para pengguna. Namun bila dibutuhkan, link bisa dicopy dan dikirimkan ke pelanggan dengan cara berikut: 1)Login ke https://layanan.ubaya.ac.id/ 2)Klik Pengguna Layanan Terbaru 3)Klik BDU 4)Pilih salah satu pengguna dari Mahasiswa,karyawan dan Eksternal 5)Copy link sesuai dengan nama pengguna layanan 6)Paste link tersebut ke pelanggan (Lihat Video Cara Copy Link Kuessioner Kepuasan Pelanggan) |
| 4 | Bagaimana cara melihat hasil kuesioner KP pengguna layanan? | 1)Login ke MyUbaya lama / legacy https://legacy-my.ubaya.ac.id/index.php 2)Pilih menu “fitur” dan Klik kuesioner kepuasan pelanggan 3)Pilih Rekap Nilai Per BDU (Utama) 4)Pilih BDU 5)Pilih Jenis Layanan 6)Pilih master kuesioner Utama : kuesioner Kepuasan 2016 7)Isikan Tanggal awal layanan 8)Isikan Tanggal akhir layanan 9)Pilih Tampilkan : Ada Responden 10)Klik Filter (Lihat Video Cara Melihat Hasil Kuesioner) |