Penerapan pengendalian internal terhadap alat dan bahan lab (alba) sangat diperlukan untuk mengurangi risiko terjadinya selisih, kehilangan, kerusakan dan mengantisipasi kemungkinan terjadinya kecurangan. Dengan adanya pengendalian yang baik dan teratur dalam pengelolaan alba, akan memudahkan pimpinan memperoleh informasi dan laporan yang bermanfaat dalam mengambil kebijakan terkait efektivitas dan optimalisasi penggunaan laboratorium. Audit Internal sebagai tim pemeriksa yang independen sangat dibutuhkan dalam melakukan pengawasan dan evaluasi pelaksanaan pengendalian internal terhadap pengelolaan alat dan bahan di laboratorium. Fakultas Farmasi Universitas Surabaya, merupakan unit yang secara rutin dilaksanakan proses audit terhadap alat dan bahan di laboratorium yang dilakukan oleh tim auditor internal. Pelaksanaan Audit Alba laboratorium Fakultas Farmasi, dilakukan untuk periode satu tahun, dan terakhir telah dilaksanakan pada 24-28 Februari 2025 untuk periode pemeriksaan 2024/2025 oleh tim auditor internal berjumlah lima orang auditor.

Adapun tahapan dalam Audit Alba diawali dengan opening meeting antara seluruh jajaran auditee dari Fakultas Farmasi dengan seluruh anggota tim auditor untuk menyampaikan tujuan, ruang lingkup dan pembahasan tindak lanjut atas hasil dari laporan audit periode sebelumnya. Ruang lingkup dalam Audit Alba meliputi: (i) verifikasi jumlah fisik bahan dan alat yang tersimpan di lab dengan data Alba yang dimiliki oleh laboran; (ii) identifikasi alba yang sudah rusak atau tidak terpakai dan (iii) evaluasi pengendalian internal atas proses penyimpanan dan pencatatan alba namun belum termasuk memastikan akurasi dan ketepatan waktu transaksi ke data persediaan laboran. Sedangkan terdapat tiga tujuan  utama dari pelaksanaan audit atas alat dan bahan (Audit Alba) di laboratorium ini yaitu untuk:

1. Mengetahui kesesuaian jumlah (saldo alat dan bahan milik laboran dengan jumlah fisik di lab.
2. Mengetahui kondisi alat dan bahan yang ada di lab.
3. Memberikan rekomendasi untuk memperbaiki proses penyimpanan dan pencatatan alat dan bahan di lab.

Setelah pertemuan antara auditor dan auditee pada opening meeting, maka tim auditor melakukan tahap fieldwork (audit lapangan). Field work dilakukan terhadap seluruh laboratorium yang dikelola oleh Fakultas Farmasi yang terdiri atas empat departemen masing-masing dibawah tanggungjawab kepala departemen yaitu Dep. Farmasi Klinis dan komunitas; Dep. Biologi Farmasi; Kimia Farmasi serta Dep. Farmasetika. Masing-masing departemen mengelola laboratorium fisik berjumlah 20 laboratorium secara total. Detil nama-nama laboratorium yang seluruhnya dilakukan audit Alba dapat dilihat pada table berikut:

Setelah dilakukan pemeriksaan fisik dalam tahap fieldwork, selanjutnya tim auditor internal akan melakukan konfirmasi kepada auditee atas temuan-temuan yang diperoleh. Pada tahap akhir, tim auditor internal melakukan closing meeting dengan auditee untuk melakukan diskusi, klarifikasi, tanggapan atas hasil field work dalam draft laporan audit. Setelah draft laporan disetujui oleh kedua belah pihak maka tim auditor menerbitkan laporan audit final. Adapun dalam Laporan Hasil Audit Alba menyajikan data dan informasi terkait (i) penilaian efisiensi dan efektivitas pengendalian internal pengelolaan alba lab.; (ii) verifikasi jumlah alat dan bahan lab sesuai kondisi yang ditemui di lapangan; serta (iii) laporan audit internal juga memuat  rekomendasi atas temuan-temuan yang diperoleh selama pemeriksaan di lapangan (fieldwork).  Informasi hasil audit Alba yang terangkum dalam Laporan Audit Internal ini diharapkan dapat memberi manfaat bagi pengelolaan laboratorium di Fakultas Farmasi Universitas Surabaya, dan menyajikan informasi pengelolaan sarana dan prasarana bagi pimpinan Universitas Surabaya. (IM & DF)

The post Evaluasi Pengendalian Internal melalui Audit Alat dan Bahan Laboratorium di Fakultas Farmasi UBAYA appeared first on Direktorat Penjaminan Mutu dan Audit Internal.

Dalam perkembangan teknologi dan digitalisasi telah menawarkan beragam software akuntansi yang dapat membantu organisasi sesuai karakteristik dan kebutuhan mereka. Salah satu software akuntansi yang dapat digunakan untuk membantu proses operasional sebuah organisasi adalah software akuntansi uks (unit kegiatan strategis) seperti yang digunakan untuk unit-unit di UBAYA. Software akuntansi uks ini dapat membantu proses penyusunan laporan keuangan dengan mudah, cepat dan akurat. Laporan keuangan yang dapat dihasilkan oleh software akuntansi uks antara lain: laporan posisi keuangan, laporan aktivitas, laporan arus kas. Software uks juga menyajikan informasi akuntansi seperti jurnal harian, buku besar, rekap piutang hingga laporan  closing (bulanan, tahunan) dan lainnya.

Untuk memudahkan dalam pengoperasian software akuntansi uks ini perlu diadakan pelatihan terhadap sumber daya yang ada di unit – unit lingkungan Universitas Surabaya, termasuk unit kegiatan strategis di UBAYA. Adapun salah satu unit strategis di Ubaya adalah UKS – PETSI (Pusat Pendidikan Terapan dan Sertifikasi) – Politeknik Ubaya yang menyediakan jasa di bidang brevet pajak, tempat uji kompetensi, pelatihan accurate, dan sewa ruangan. Setiap aktivitas operasional dan pemakaian sumber daya yang dilakukan PETSI wajib dipertanggungjawabkan secara transparan dan akuntabel kepada Pimpinan PETSI sebagai bentuk praktik tata kelola yang baik. Untuk itu, staf  PETSI yang terlibat langsung dengan pengelolaan keuangan UBAYA, perlu dibekali dan didampingi untuk paham makna dan cara mengoperasikan software akuntansi uks ini. Melalui pelatihan penggunaan software ini diharapkan staf PETSI mampu mengoperasikan software akuntansi uks dengan baik dan professional, sehingga nantinya penyusunan laporan keuangan dapat sesuai dengan Standar Akuntansi Keuangan (SAK), transparan, akuntabel serta tepat waktu. (IM & DF)

The post Penggunaan Software Akuntansi bagi Unit Kegiatan Strategis (UKS) di UBAYA dalam Menyusun Laporan Keuangan yang Transparan dan Akuntabel appeared first on Direktorat Penjaminan Mutu dan Audit Internal.

Berdasarkan edaran no. 050/KEU/UM/II/2023 tertanggal 27 Februari 2023 tentang Daftar Unit Kegiatan Strategis (UKS), PKLP Fakultas Psikologi termasuk jenis UKS Non Lab Utama yang mendapat wewenang lebih dalam pengelolaan operasional sehari hari dibanding jenis UKS Lab Mikro dan Madya mapun UKS non-lab. Menurut ketentuan Peraturan Rektor Universitas Surabaya No. 006 Tahun 2023 tertanggal 01 Januari 2023 tentang Pedoman Pengelolaan UKS (Bab V, pasal 6 ayat 10) dinyatakan bahwa “Pada akhir tahun anggaran universitas, setiap UKS perlu untuk diaudit oleh Tim Internal Audit Universitas. Disamping itu UKS Non Lab Utama wajib diaudit oleh Kantor Akuntan Publik (KAP) eksternal.

Terkait dengan Peraturan Rektor tentang tugas audit kinerja operasional, maka Tim Internal Audit telah melaksanakan tugasnya melakukan audit PKLP dimulai bulan April sampai dengan bulan Juni 2025, dengan periode pemeriksaan laporan pertanggungjawaban kegiatan PKLP mulai 01 September 2023 – 31 Agustus 2024. Adapun ruang lingkup audit/ pemeriksaan di PKLP mencakup:

• Evaluasi efisiensi dan efektifitas kegiatan operasional di PKLP.
• Pemeriksaan atas Laporan Pertanggungjawaban PKLP periode 01 September 2023 sampai 31 Agustus 2024 sesuai Standar Akuntansi Keuangan yang berlaku, didukung dengan pengujian substantive untuk menunjukkan validitas keabsahan bukti-bukti transaksi terkait penerimaan dan pengeluaran PKLP, pengelolaan sumber daya finansial (Kas dan Rekening Bank). Laporan keuangan periode tersebut juga telah diaudit oleh Kantor Akuntan Publik Tjahjadi & Tamara.
• Kepatuhan  PKLP  terhadap  ketentuan-ketentuan  yang  berlaku, kebijakan organisasi dan persetujuan-persetujuan yang mengotorisasi kegiatan operasional PKLP.

Selain pemeriksaan terhadap bukti-bukti transaksi,  tim audit internal juga melakukan inventaris opname untuk barang-barang di divisi Psikotest, divisi Sanggar Kreativitas (SK) Ubaya, dan divisi Tempat Pendidikan Anak (TPA) Rumah Ceria Ubaya.

Setelah melakukan proses audit di lapangan (fieldwork), selanjutnya tim audit akan melakukan konfirmasi ulang kepada pihak manajemen PKLP jika terjadi ketidaksesuaian data dengan fisik. Dalam tahap field work ini, juga dilakukan penggalian informasi dari pihak manajemen dan staf PKLP terkait evaluasi kinerja operasional selama satu periode lalu (2023-2024). Hal ini dilakukan untuk melengkapi analisis informasi atas hasil audit operasional di PKLP.

Tahap terakhir dari penugasan audit  atas kinerja operasional dan  kewajaran laporan keuangan PKLP ini, adalah pembuatan laporan hasil audit yang berisi temuan dan rekomendasi atas temuan tersebut. Selanjutnya draft laporan audit dikirim kepada pihak manajemen PKLP untuk diberi tanggapan atas hasil audit sebelum dilakukan penerbitan laporan audit PKLP. Melalui proses audit operasional ini, diharapkan PKLP sebagai unit kegiatan strategis ubaya dapat terus meningkatkan kinerja nya dan memberi kontribusi yang semakin bertambah bagi masyarakat dan Ubaya. (IM dan DF)

The post Auditor Internal dan Perannya dalam Audit Operasional di Pusat Konsultasi dan Layanan Psikologi (PKLP) appeared first on Direktorat Penjaminan Mutu dan Audit Internal.

Pengelolaan kas kecil di 38 unit dan Direktorat Keuangan Ubaya memerlukan sistem pengendalian internal yang baik. Oleh karena itu,  penting dilakukan evaluasi melalui pemeriksaan secara berkala terhadap pengendalian internal oleh pihak yang independen. Audit terhadap kas kecil dilakukan pada 25 September – 11 Oktober 2024 oleh Tim Audit Internal Universitas Surabaya, meliputi Bon Sementara (BS) dan Kas Kecil (KK), yang belum dipertanggungjawabkan oleh unit sampai dengan 18 September 2024. Audit tersebut mempunyai tujuan, antara lain:

1. Menentukan jumlah saldo kas kecil per tanggal 31 Agustus 2024.
2. Menilai tingkat kepatuhan unit dan Direktorat Keuangan terhadap prosedur pencairan, penggunaan dan pertanggungjawaban kas kecil, sekaligus memberikan rekomendasi yang diperlukan untuk meningkatkan kepatuhan terhadap prosedur kas kecil di atas.
3. Menilai keabsahan bukti transaksi yang dikeluarkan melalui kas kecil.

Selain tujuan yang telah dijelaskan di atas, implementasi audit atas Kas Kecil juga diharapkan dapat membantu mendorong pengelolaan pengeluaran operasional masing-masing unit di Ubaya secara efektif. Secara umum hasil audit terhadap pengelolaan dana kas kecil menunjukkan kepatuhan melebihi standard yang telah dijaminkan ISO.

Setelah melakukan proses audit di lapangan (fieldwork), selanjutnya tim audit akan melakukan pengolahan hasil fieldwork dan konfirmasi kepada Direktorat Keuangan dan unit (jika masih diperlukan). Tahap akhir dari penugasan audit atas kas kecil adalah penyusunan laporan hasil audit yang berisi temuan dan rekomendasi perbaikan atas temuan tersebut. Laporan Audit atas Kas Kecil dikirimkan via email ke Rektor, Wakil Rektor (WR)2, Direktur Keuangan, dan unit-unit terkait, serta sebagai arsip tim internal auditor. (IM&DF)

The post Implementasi Audit Kas Kecil di 38 Unit dalam Menunjang Efektivitas Pengelolaan Kas Kecil – Universitas Surabaya appeared first on Direktorat Penjaminan Mutu dan Audit Internal.

Tahapan audit persediaan dimulai dengan review tindak lanjut perbaikan atas rekomendasi dalam laporan audit tahun sebelumnya, lalu menggali informasi terkait ada atau tidaknya perubahan, revisi maupun penambahan prosedur baru yang berkaitan dengan aktivitas layanan gudang universitas. Tahap berikutnya adalah proses audit lapangan (fieldwork), yakni opname persediaan yang tersimpan di gudang Direktorat Layanan Umum Universitas Surabaya. Proses opname ini dilakukan oleh tiga tim yang merupakan gabungan dari tim Audit Internal dan Direktorat Keuangan. Ketidaksesuaian hasil opname selanjutnya dikonfirmasikan kepada pihak manajemen Direktorat Layanan Umum. Setelah hasil audit lapangan disetujui, diterbitkan Laporan Audit Persediaan Gudang Direktorat Layanan Umum yang berisi hasil audit dan rekomendasi untuk perbaikan layanan sediaan gudang. (AO)

The post Audit Persediaan Gudang Direktorat Layanan Umum Universitas Surabaya appeared first on Direktorat Penjaminan Mutu dan Audit Internal.

Pada tanggal 01 September 2022 sampai dengan 31 Agustus 2023 telah dilaksanakan audit oleh Tim Audit Internal Ubaya. Adapun ruang lingkup pemeriksaan mencakup:

1. Evaluasi efisiensi dan efektifitas kegiatan operasional di IOC.
2. Pemeriksaan atas Laporan Keuangan IOC periode 01 September 2022 sampai 31 Agustus 2023 sesuai Standar Akuntansi Keuangan yang berlaku, didukung dengan pengujian substantive untuk menunjukkan validitas keabsahan bukti-bukti transaksi terkait penerimaan dan pengeluaran IOC, pengelolaan sumber daya finansial (Kas dan Rekening Bank). Laporan keuangan periode tersebut juga telah diaudit oleh Kantor Akuntan Publik Tjahjadi & Tamara.
3. Kepatuhan IOC terhadap ketentuan-ketentuan yang berlaku, kebijakan organisasi dan persetujuan-persetujuan yang mengotorisasi kegiatan operasional IOC.

Selain pemeriksaan terhadap bukti-bukti transaksi, tim audit internal juga melakukan inventaris opname untuk barang-barang di UTC (Ubaya Training Center), UPC (Ubaya Penanggungan Center), dan UGH (Ubaya Guest House). Sedangkan di unit PDD (Plant Development Division), audit internal juga melakukan opname terhadap hewan ternak (sapi dan domba), dan tanaman yang dihasilkan oleh kebun PDD antara lain tanaman salak, durian, dan kopi.

Setelah melakukan proses audit di lapangan (fieldwork), selanjutnya tim audit akan melakukan konfirmasi ulang kepada pihak manajemen IOC jika terjadi ketidaksesuaian data dengan fisik. Dan sebagai langkah akhir dari penugasan audit atas kewajaran laporan keuangan IOC ini adalah pembuatan laporan hasil audit yang berisi temuan dan rekomendasi atas temuan tersebut. Laporan audit IOC periode 1 September 2022 – 31 Agustus 2023 diterbitkan setelah disetujui auditor dan auditee. (IM dan YS)

The post Peran Audit Internal dalam Meningkatkan Efektivitas Pengendalian Internal Kegiatan Operasional Integrated Outdoor Campus (IOC) appeared first on Direktorat Penjaminan Mutu dan Audit Internal.

1. Dr. Senny Harindahyani, S.E., M.AK, AK., CA., CSRS. (dosen prodi akuntansi Ubaya)
2. Obe Efrem,S.E., CPA, ASEAN CPA (KAP Tjahjadi & Tamara/Morison Global)
3. Adrian H. Santoso, S.E., CPA., ASEAN CPA (KAP Tjahjadi & Tamara/Morison Global)

Pelatihan ini diikuti oleh 12 peserta berlatar belakang mahasiswa, auditor, dan akademisi. Pelatihan yang diadakan selama satu hari memberikan pemahaman mengenai aplikasi audit sederhana yaitu ATLAS (Audit Tools and Linked Archieve System)  seperti Pre-Engagement (Pra Perikatan), Risk Assessment, Risk Response, Completing and Reporting yang dikembangkan oleh Pusat Pembinaan Profesi Keuangan (PPPK) dan Institut Akuntan Publik Indonesia (IAPI).

Latar belakang penerapan ATLAS dalam audit adalah:

1. Auditor wajib melakukan penerapan audit berbasis risiko oleh ISA (International Standards on Auditing) yang menuntut adanya suatu alat atau tools yang dapat membantu Akuntan Publik dalam memahami dan menerapkan standar auditing tersebut dalam pemberian jasa profesionalnya.
2. Masih banyaknya kelemahan terkait pemahaman atas pelaksanaan audit berbasis risiko serta perlunya sarana audit yang efektif sesuai dengan standar audit, maka P2PK & IAPI membuat aplikasi ATLAS
3. Aplikasi ini dimaksudkan sebagai sarana untuk menjalankan prosedur audit dan mendokumentasikan hasilnya sebagai dasar dalam pemberian opini.

Pada pelatihan ini peserta diberi e-book panduan ATLAS dan melakukan praktek secara langsung pada aplikasi ATLAS. Harapan dari pelatihan ATLAS Berbasis Excel ini peserta mampu mengembangkan kompetensi dan pengetahuan mengenai aplikasi audit berbasis risiko, dan menerapkannya ke bidang pekerjaannya. (YS, IM, NN)

The post Peningkatan Kompetensi Auditor Internal dengan Pelatihan Atlas Berbasis Excel appeared first on Direktorat Penjaminan Mutu dan Audit Internal.

Oleh karenanya pada hari Jum’at, 19 April 2024 Audit Internal Ubaya melakukan pemeriksaan rutin atas surat-surat yang berharga yang tersimpan di Pusat Arsip dan Museum (PAM).  Audit terhadap surat berharga ini bertujuan untuk memastikan bahwa semua surat berharga yang dimiliki oleh universitas aman tersimpan. Pelaksanaan audit diawali dengan opening meeting pada pukul 09.15 wib di ruang PAM dan dihadiri oleh 7 orang yaitu 2 orang dari PAM dan 5 orang dari Audit Internal. Dalam opening meeting, Manajer Audit Internal melakukan review atas tindak lanjut rekomendasi temuan audit sebelumnya dan menanyakan apakah ada perubahan prosedur untuk penyimpanan surat-surat yang berharga di PAM, serta pengendalian internal apa saja yang telah dilakukan atas penyimpanan surat-surat yang berharga di PAM. Setelah opening meeting dilakukan, selanjutnya tim audit melakukan proses audit terhadap surat-surat yang berharga tersebut, antara lain:

1. Mempelajari dan evaluasi internal control atas penyimpanan surat-surat yang berharga di PAM, serta minta penjelasan terkait dengan perubahan klasifikasi terkait dengan surat yang berharga selesai dalam pengurusan dan surat yang berharga masih dalam proses pengurusan.
2. Melakukan stock opname (pemeriksaan fisik) atas surat-surat yang berharga (BPKB dan Sertifikat Tanah) dan dicocokkan dengan rekap surat-surat yang berharga (BPKB dan Sertifikat Tanah) PAM

Setelah melakukan proses audit di lapangan (fieldwork) – PAM, selanjutnya tim audit akan melakukan konfirmasi ulang kepada pihak manajemen PAM jika terjadi ketidaksesuaian data dengan fisik. Dan sebagai langkah akhir dari penugasan audit atas surat-surat yang berharga ini adalah pembuatan laporan hasil audit yang berisi temuan dan rekomendasi atas temuan tersebut, menerbitkan laporan audit atas Surat yang Berharga di PAM dan dikirimkan via email ke Rektor, Wakil Rektor (WR) 4, Direktur Keuangan, Direktur Manajemen Aset dan Pengadaan (MAP), dan Direktur Perpustakaan, serta sebagai arsip. (IM,YS)

The post Implementasi Audit dalam Mendukung Pengendalian Internal Surat-surat yang Berharga di Pusat Arsip dan Museum (PAM) appeared first on Direktorat Penjaminan Mutu dan Audit Internal.