Audit Pendanaan Unit merupakan pemeriksaan dan pengujian akuntansi keuangan yang dilakukan terhadap unit kerja di lingkungan Universitas Surabaya melalui pembentukan tim audit. Audit yang dilakukan secara rutin oleh internal audit meliputi pemeriksaan terhadap Kas Kecil (KK) dan Bon Sementara (BS). Untuk tahun anggaran 2024 – 2025, audit pendanaan unit dilaksanakan dengan rentang waktu antara tanggal 2 – 25 November 2025 di 40 unit kerja. Pelaksanaan audit pendanaan unit kali ini berbeda dengan pelaksanaan audit periode sebelumnya, yaitu pemberitahuan pelaksanaan audit di unit yang akan dituju kami informasikan pada H-1 pukul 15.00 WIB. Apabila unit tidak bersedia atau mereschedule jadwal yang telah ditetapkan oleh internal audit, maka unit tersebut harus mengisi form reschedule jadwal dan memberikan alasan penundaan audit. Beberapa unit saja yang mengisi form reschedule jadwal. Hal ini dikarenakan jadwal yang ditetapkan oleh internal audit bersamaan dengan adanya kegiatan besar di unit dan PIC KK & BS juga terlibat dalam kepanitiaan kegiatan besar tersebut.
Audit pendanaan unit yang dilaksanakan secara mendadak bertujuan untuk memastikan bahwa pengelolaan KK dan BS telah dilakukan sesuai dengan prosedur. Dengan adanya pemeriksaan sewaktu-waktu, pihak yang bertanggung jawab akan lebih berhati-hati dalam menggunakan dan mencatat dana. Hal ini membantu menumbuhkan disiplin dan rasa tanggung jawab. Selain itu, pemeriksaan mendadak bertujuan untuk mendeteksi kesalahan pencatatan sejak dini. Kesalahan yang bersifat administratif dapat segera diperbaiki sebelum berdampak pada laporan keuangan. Pemeriksaan mendadak juga menjadi sarana evaluasi efektivitas sistem pengendalian internal yang telah diterapkan.
Sebagai dasar melakukan pemeriksaan KK dan BS, internal audit memperoleh rekap KK dan BS yang masih outstanding di unit kasir. Dalam pelaksanaan di lapangan (fieldwork), internal audit akan melakukan pengecekan terhadap bukti-bukti pengeluaran KK dan BS, baik dari segi keabsahan maupun bukti pendukung kegiatan (seperti presensi kehadiran, laporan kegiatan dan lain-lain). Selanjutnya, internal audit juga akan melakukan pengecekan terhadap sisa saldo KK dan BS yang ada, yaitu dengan meminta rekening koran unit, apabila sisa dana KK dan BS masih tersimpan di rekening. Dan apabila sisa dana KK dan BS dalam bentuk uang tunai, maka internal audit akan melakukan perhitungan fisik uang dan selanjutnya dibuatkan berita acara pemeriksaan kas (cash opname). Untuk pemeriksaan terhadap BS, internal audit lebih menekankan pada BS yang belum dipertanggungjawabkan kepada Direktorat Keuangan. Sedangkan untuk BS yang sudah dipertanggungjawabkan, internal audit melakukan pemeriksaannya via portal.ubaya.ac.id. Hasil pemeriksaan KK & BS diinput dalam kertas kerja pemeriksaan (working paper) yang berisikan jumlah penggunaan dana, sisa dana, tanggal realisasi, dan hasil temuan audit BS & KK.
Dengan adanya pemeriksaan mendadak yang dilakukan oleh internal audit, diharapkan dapat meminimalkan risiko kesalahan dan penyimpangan. Kesalahan dapat dideteksi lebih awal sehingga tidak berkembang menjadi masalah yang lebih besar. Transparansi dan akuntabilitas pengelolaan keuangan pun dapat meningkat. Pemeriksaan mendadak tidak hanya berfungsi sebagai alat pengawasan, tetapi juga sebagai sarana evaluasi dan perbaikan berkelanjutan. Dengan penerapan yang konsisten, pemeriksaan ini dapat membantu menciptakan pengelolaan keuangan yang sehat dan berintegritas. (IM & AR)
No responses yet