Di kuartal awal 2026 ini, telah dilaksanakan audit atas Teaching Industry sebagai bentuk proses evaluasi rutin yang dilakukan universitas untuk memastikan tata kelola unit berjalan sesuai standar yang berlaku untuk periode kinerja tahun anggaran 2024-2025. Melalui kegiatan audit ini, Universitas Surabaya berupaya melakukan penilaian menyeluruh terhadap aspek operasional, kepatuhan, serta pengelolaan keuangan Teaching Industry. Dalam pelaksanaannya, tujuan utama audit meliputi: (i) Mengevaluasi efektivitas dan efisiensi operasional kegiatan yang dijalankan oleh Teaching Industry; (ii) Menilai tingkat kepatuhan manajemen terhadap aturan dan kebijakan yang berkaitan dengan pertanggungjawaban keuangan; (iii) Menilai kewajaran laporan keuangan serta menguji keabsahan dokumen dan bukti transaksi yang digunakan dalam pengelolaan keuangan unit.

Hasil Audit Teaching Industry memberi rekomendasi untuk unit strategis ini dapat terus melakukan perbaikan dan meningkatkan kinerja secara operasional serta pengelolaan keuangan secara berkesinambungan sebagai upaya mendukung pelaksanaan tridarma perguruan tinggi di Universitas Surabaya.

Audit ini juga menjadi bagian dari komitmen universitas dalam membangun budaya tata kelola yang baik (good governance), sehingga setiap unit strategis mampu menjalankan fungsi dan tanggung jawabnya secara optimal, terpercaya, dan berkelanjutan. (BW & DF)

The post Audit Teaching Industry UBAYA: Continuous Improvement dalam Meningkatkan Kinerja Operasional Unit Kegiatan Strategi appeared first on Direktorat Penjaminan Mutu dan Audit Internal.

Audit Terintegrasi (AT) merupakan bentuk evaluasi menyeluruh atas penjaminan mutu dan kinerja operasional untuk memberikan rekomendasi bagi unit-unit dalam menunjang tercapainya Rencana Strategis (Renstra) universitas.

Tahun ini, Audit Terintegrasi dilaksanakan dengan memadukan metode online dan offline. dengan rincian sebagai berikut:

1. Audit Melalui Media Daring (Zoom Meeting)

Metode ini difokuskan pada evaluasi berbasis dokumen dan wawancara, yang meliputi:

• Audit Mutu Internal (AMI) Program Studi: Mencakup seluruh jenjang (D3, S1, Profesi, S2, dan S3) guna memastikan kesiapan setiap program studi dalam meraih maupun mempertahankan predikat Akreditasi Unggul secara konsisten. Fokus utamanya adalah mengevaluasi penerapan Standar Nasional Pendidikan Tinggi dan SPMI yang telah disesuaikan dengan kriteria akreditasi terbaru.
• Audit ISO 21001:2018: Mengevaluasi sistem manajemen organisasi pendidikan dengan ruang lingkup yang mencakup Fakultas, Politeknik, Program Studi (D3, S1, Profesi, S2, dan S3), 15 Direktorat, Sekretariat Rektorat, LPPM, PKLP, serta 8 Layanan Administrasi Fakultas dan 1 Layanan Administrasi Politeknik.
• Monevin Sasaran Pokok Program (SPP): Menilai pelaksanaan SPP 2024-2025 pada 62 unit kerja penyusun SPP, termasuk unit kerja yang mendapatkan pendanaan Program Inovasi.

2. Audit Lapangan (Luring/Tatap Muka)

Metode ini difokuskan pada peninjauan fisik dan implementasi standar di lokasi, yang meliputi:

• Audit Mutu Internal (AMI) Tingkat Universitas:

Melibatkan Pimpinan Universitas beserta Direktorat terkait dengan acuan standar AIPT sebagai langkah strategis dalam penguatan status Akreditasi Unggul institusi.

• Audit Aset:

Mengevaluasi penyimpanan, perawatan, serta tingkat utilisasi aset pada 62 unit kerja di seluruh lingkup Ubaya agar penggunaan aset berjalan efektif.

• Audit 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin):

Meninjau budaya kerja pada unit yang telah menyatakan kesiapan implementasi, meliputi Fakultas Kedokteran, Direktorat Perpustakaan, Direktorat Keuangan, serta Direktorat Manajemen Aset dan Pengadaan (MAP).

• Audit K3: Memastikan standar keselamatan dan kesehatan kerja pada 44 laboratorium di lingkungan Ubaya.
• Audit ISO 27001:2022: Mengevaluasi Sistem Manajemen Keamanan Informasi (SMKI) pada unit spesifik, yaitu Direktorat SIM, DPMAI, MAP, LAUM, dan SDM untuk menjamin perlindungan data institusi.

Rangkaian kegiatan ini ditutup dengan closing meeting virtual yang dihadiri oleh jajaran pimpinan universitas. Dalam kesempatan tersebut, Rektor Universitas Surabaya, Dr. Benny Lianto, menyampaikan apresiasi sekaligus menekankan pentingnya esensi dari audit ini bagi kemajuan institusi.

“Saya menyampaikan apresiasi dan terima kasih kepada DPMAI, KPM, serta seluruh auditor dan auditee yang terlibat dalam proses penjaminan mutu terintegrasi ini. Perlu dipahami bahwa Audit Terintegrasi bukan sekadar proses administrasi semata, namun juga merupakan proses refleksi akademik dan tata kelola di Universitas Surabaya untuk terus melakukan perbaikan, inovasi, dan menjadi lebih baik,” tegasnya.

Keberhasilan pelaksanaan Audit Terintegrasi 2025 memperkuat langkah Ubaya dalam menjaga standar kualitas demi memberikan layanan pendidikan terbaik bagi seluruh pemangku kepentingan. (SI)

The post Audit Terintegrasi 2025: Langkah Strategis Ubaya Perkuat Mutu dan Tata Kelola Unggul appeared first on Direktorat Penjaminan Mutu dan Audit Internal.

Delegasi dari UBAYA dipimpin langsung oleh Ibu Dr. Dina Natalia Prayogo selaku Direktur DPMAI, didampingi oleh Ibu Dianne Frisko Koan, Ph.D. (Manajer Audit Internal) serta Ibu Ariesta Agustin, S.Psi. (Manajer Penjaminan Mutu). Rangkaian studi banding ini berlangsung selama dua hari, yakni pada Kamis, 16 April hingga Jumat, 17 April 2026.

Kehadiran Rektor UII, Prof. Dr. Ir. Hari Purnomo, M.T., IPU., ASEAN Eng., di tengah agenda beliau untuk menyapa delegasi secara langsung menjadi kehormatan tersendiri bagi UBAYA. Walaupun pertemuan berlangsung singkat untuk saling menyapa dan berfoto bersama, momen ini menjadi kebanggaan yang merefleksikan hubungan baik serta rasa saling menghargai antar-perguruan tinggi.

Fokus utama kegiatan ini adalah melakukan benchmarking terhadap inovasi teknologi dan strategi mutu. Di UII, tim mendalami sistem “MERCY OF GOD” yang mengintegrasikan standar nasional dan internasional. Sementara di UMY, perhatian utama tertuju pada efisiensi Audit Berbasis Risiko dan penggunaan “Sistem 4 Kuadran” untuk memetakan kinerja unit kerja secara terukur.

Melalui observasi ini, DPMAI UBAYA mengidentifikasi beberapa strategi penguatan internal. Salah satunya adalah memastikan standar mutu yang disusun benar-benar sejalan dengan cita-cita besar universitas. Selain itu, peran Koordinator Penjaminan Mutu (KPM) akan semakin dioptimalkan, baik di tingkat fakultas maupun unit penunjang, untuk mengawal seluruh siklus PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan) secara konsisten.

Hal menarik lainnya adalah pengembangan sistem penghargaan bagi unit kerja. Saat ini, UBAYA telah memiliki EOMS Award (Ubaya Educational Organization Management System) yang diberikan pada perayaan Dies Natalis. Melalui studi banding ini, terbuka peluang untuk mengadopsi mekanisme UMY, di mana reward mutu diberikan di awal penyusunan Rencana Kerja Tahunan (RKT). Dengan demikian, penghargaan tersebut dapat langsung digunakan sebagai tambahan dana aktivitas yang mendukung peningkatan mutu unit di tahun berjalan.

Kunjungan ini diakhiri dengan harapan agar kolaborasi ini terus berlanjut demi kemajuan mutu pendidikan tinggi di Indonesia, serta membawa dampak positif bagi tata kelola penjaminan mutu di lingkungan UBAYA. (AA)

The post Tingkatkan Standar Mutu, DPMAI UBAYA Gali Praktik Terbaik di UII dan UMY appeared first on Direktorat Penjaminan Mutu dan Audit Internal.

Audit pendanaan unit yang dilaksanakan secara mendadak bertujuan untuk memastikan bahwa pengelolaan KK dan BS telah dilakukan sesuai dengan prosedur. Dengan adanya pemeriksaan sewaktu-waktu, pihak yang bertanggung jawab akan lebih berhati-hati dalam menggunakan dan mencatat dana. Hal ini membantu menumbuhkan disiplin dan rasa tanggung jawab. Selain itu, pemeriksaan mendadak bertujuan untuk mendeteksi kesalahan pencatatan sejak dini. Kesalahan yang bersifat administratif dapat segera diperbaiki sebelum berdampak pada laporan keuangan. Pemeriksaan mendadak juga menjadi sarana evaluasi efektivitas sistem pengendalian internal yang telah diterapkan.

Sebagai dasar melakukan pemeriksaan KK dan BS, internal audit memperoleh rekap KK dan BS yang masih outstanding  di unit kasir. Dalam pelaksanaan di lapangan (fieldwork), internal audit akan melakukan pengecekan terhadap bukti-bukti pengeluaran KK dan BS, baik dari segi keabsahan maupun bukti pendukung kegiatan (seperti presensi kehadiran, laporan kegiatan dan lain-lain). Selanjutnya, internal audit juga akan  melakukan pengecekan terhadap sisa saldo KK dan BS yang ada, yaitu dengan meminta rekening koran unit, apabila sisa dana KK dan BS masih tersimpan di rekening. Dan apabila sisa dana KK dan BS dalam bentuk uang tunai, maka internal audit akan melakukan perhitungan fisik uang dan selanjutnya dibuatkan berita acara pemeriksaan kas (cash opname). Untuk pemeriksaan terhadap BS, internal audit lebih menekankan pada BS yang belum dipertanggungjawabkan kepada Direktorat Keuangan. Sedangkan untuk BS yang sudah dipertanggungjawabkan, internal audit melakukan pemeriksaannya via portal.ubaya.ac.id. Hasil pemeriksaan KK & BS diinput dalam kertas kerja pemeriksaan (working paper) yang berisikan jumlah penggunaan dana, sisa dana, tanggal realisasi, dan hasil temuan audit BS & KK.

Dengan adanya pemeriksaan mendadak yang dilakukan oleh internal audit, diharapkan dapat meminimalkan risiko kesalahan dan penyimpangan. Kesalahan dapat dideteksi lebih awal sehingga tidak berkembang menjadi masalah yang lebih besar. Transparansi dan akuntabilitas pengelolaan keuangan pun dapat meningkat. Pemeriksaan mendadak tidak hanya berfungsi sebagai alat pengawasan, tetapi juga sebagai sarana evaluasi dan perbaikan berkelanjutan. Dengan penerapan yang konsisten, pemeriksaan ini dapat membantu menciptakan pengelolaan keuangan yang sehat dan berintegritas. (IM & AR)

The post Pemeriksaan Mendadak: Strategi Efektif Pengendalian Kas Kecil dan Bon Sementara appeared first on Direktorat Penjaminan Mutu dan Audit Internal.

Pada penilaian EOMS dibagi menjadi 2 (dua) kategori penilaian yakni kategori unit akademik dan kategori unit penunjang dengan kriteria penilaian yang berbeda. Untuk kriteria penilaian tersebut meliputi data capaian tahun akademik 2024/2025 yang meliputi:

Untuk menjadi pemenang seluruh unit akademik maupun unit penunjang harus memenuhi semua kriteria tersebut diatas, khususnyya kriteria wajib yakni terkait penerapaan Siklus Penjaminan Mutu (PPEPP SPMI).

Kriteria penilaian Ubaya Educational Organization Management System Award (UEOMS)  terus diperbarui, khususnya untuk unit akademik berubah menyesuaikan perubahan kriteria akreditasi. Sedangkan, untuk kinerja unit penunjang, setiap pimpinan unit penunjang diberikan waktu untuk menulis essay singkat padat dan jelas yang menggambarkan prestasi dan inovasi unit sepanjang 2025.

Setelah dilakukan penilaian atas seluruh capaian sesuai kriteria masing-masing dilakukan rangking atas capaian seluruh unit sehingga didapatkan unit dengan penilaian tertinggi dan memenuhi seluruh persyaratan sebagai pemenang. 13 unit kerja sebagai pemenang dan 1 unit kerja dengan predikat best performance dengan pencapaian kinerja terbaik selama dua tahun berturut-turut adalah sebagai berikut

Pada akhir acara masing-masing pemenang diberikan penghargaan secara simbolis yang diserahkan langsung Ibu Dr. Noviaty Kresna Darmasetiawan selaku Wakil Rektor II mewakili Rektor Universitas Surabaya. (AO, SI)

The post Ubaya Educational Organization Management System Award (UEOMS) 2026 appeared first on Direktorat Penjaminan Mutu dan Audit Internal.

UBAYA segera merespons keputusan tersebut dengan mengumpulkan seluruh tim akreditasi dalam satu ruangan khusus agar koordinasi selama asesmen tetap berjalan efektif. Tim bergerak cepat menyesuaikan dokumen, alur presentasi, serta seluruh persiapan agar asesmen tetap berjalan lancar meskipun beralih ke mode online.

Rektor UBAYA, Dr. Benny Lianto, membuka asesmen dengan memberikan apresiasi kepada para asesor dan tim Prodi Manajemen (S1) yang tetap siap meskipun menghadapi perubahan mendadak. Beliau juga menyampaikan harapan bahwa asesmen ini dapat memberikan masukan berharga bagi peningkatan kualitas program studi.

Sesudah pembukaan, para asesor dari Lembaga Akreditasi Mandiri Ekonomi Manajemen Bisnis dan Akuntansi (LAMEMBA) memperkenalkan diri, yaitu:

• Dr. Rahma Wahdiniwaty, Dra., M.Si. – Universitas Komputer Indonesia
• Prof. Dr. Drs. Hendar, M.Si. – Universitas Islam Sultan Agung

Dr. Rahma menjelaskan bahwa para asesor akan membahas seluruh kriteria secara paralel, mengajukan berbagai pertanyaan klarifikasi, menelusuri dokumen, dan memeriksa bukti fisik. Setelah menyelesaikan seluruh kriteria, para asesor menyusun berita acara sebagai bagian penutup asesmen.

Pembahasan kriteria berlangsung secara intensif. Pada kriteria Tata Pamong dan Tata Kelola, tim Prodi Manajemen menampilkan dokumen struktural seperti Struktur Organisasi Tata Kelola (SOTK) UPPS, struktur organisasi program studi, serta SK Rektor terkait kewenangan dan penugasan unit.

Pada bagian ini, DPMAI memberikan penjelasan mengenai sertifikasi ISO dan sertifikasi internasional. DPMAI memaparkan bahwa UBAYA, termasuk Program Studi Manajemen (S1), telah memperoleh sertifikasi ISO 21001:2018 dari PT TUV NORD Indonesia dan juga sertifikasi internasional AASBI (Asian Association of Schools of Business International) sebagai bentuk pengakuan internasional terhadap program studi dan sekolah bisnis.

Pembahasan kemudian berlanjut pada kriteria lainnya, seperti mahasiswa, sumber daya manusia, keuangan, sarana prasarana, kurikulum, pembelajaran, hingga luaran penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Tim prodi dan unit terkait menampilkan berbagai bukti dokumen dan menjelaskan setiap aspek secara detail.

Sepanjang asesmen, Direktorat Penjaminan Mutu dan Audit Internal (DPMAI) mendampingi program studi. DPMAI secara aktif memaparkan implementasi siklus PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan) pada Sistem Penjaminan Mutu Internal di tingkat universitas, UPPS, dan program studi. Penjelasan ini membantu asesor memahami bagaimana UBAYA menjaga konsistensi mutu secara berkelanjutan.

Ketika asesor meminta dokumen tambahan, tim akreditasi segera menyiapkannya dan memastikan seluruh kebutuhan asesmen terpenuhi dengan cepat. Kesiapsiagaan dan koordinasi yang kuat memastikan asesmen daring tetap berjalan efektif meskipun berubah format secara tiba-tiba.

Kerja keras tim akhirnya menghasilkan capaian membanggakan. Pada 3 November 2025, UBAYA menerima SK dan Sertifikat Akreditasi yang menetapkan Program Studi Manajemen S1 meraih peringkat Akreditasi Unggul. Peringkat ini berlaku mulai 29 Oktober 2025 hingga 29 Oktober 2030, berdasarkan SK Nomor: 2981/DE/A.5/AR.10/X/2025.

Prestasi ini membuktikan bahwa ketangguhan, kesiapan, dan koordinasi tim Prodi Manajemen (S1), DPMAI, maupun unit terkait mampu menghasilkan peringkat Unggul  meskipun asesmen berlangsung dalam situasi yang tidak ideal.

Seluruh civitas UBAYA  dan DPMAI memberikan selamat kepada Program Studi Manajemen (S1) atas capaian luar biasa ini dan berharap prestasi tersebut dapat menginspirasi seluruh program studi untuk terus meningkatkan mutu dan daya saing. (AA)

The post Asesmen Lapangan (AL) Mendadak Online, Prodi Manajemen (S1) UBAYA Tetap Raih Akreditasi Unggul appeared first on Direktorat Penjaminan Mutu dan Audit Internal.

Pelatihan Basic Service Excellent (BSE) adalah program pelatihan tingkat basic yang berfokus pada tercapainya kepuasan pelanggan melalui pelayanan prima/service excellent, yang telah dilaksanakan secara berkesinambungan selama 3 tahun berturut-turut dari mulai tahun 2023 (batch I), tahun 2024 (batch II) dan tahun 2025 (batch III).

Kegiatan pelatihan dibuka terlebih dahulu oleh Wakil Rektor II dan Direktur Sumberdaya Manusia Universitas Surabaya, yang diikuti oleh 25 peserta dari berbagai unit kerja di lingkungan UBAYA, termasuk salah satunya perwakilan dari Direktorat Penjaminan Mutu dan Audit Internal (DPMAI). Peserta yang mengikuti Pelatihan BSE Batch ke III ini adalah Tenaga Kependidikan yang belum pernah mengikuti BSE dan terutama yang lebih sering berinteraksi memberikan layanan kepada para stakeholder.

Sebelum materi pelatihan dimulai peserta diberikan pretest terlebih dahulu. Test tersebut untuk mengukur seberapa jauh pengetahuan dalam hal pelayanan yang telah diberikan oleh peserta (karyawan) selama ini.

Materi Pelatihan Basic Service Excellent terbagi dalam beberapa sesi.

Diawali dengan Sesi 1 yang mengangkat topik SERVICE MINDSET. Materi ini dibawakan oleh Ibu Ituk Herarindri, seorang praktisi layanan yang telah berpengalaman luas dalam membentuk karakter pelayanan prima di berbagai institusi, baik pemerintahan maupun swasta.

Dalam sesi ini, Ibu Ituk mengajak seluruh peserta untuk menggali kembali esensi dari pelayanan, yang bukan hanya sekadar rutinitas pekerjaan, tetapi juga merupakan sikap mental (mindset) yang perlu ditanamkan secara mendalam pada setiap peserta. Beliau menekankan bahwa pelayanan yang luar biasa berawal dari pola pikir yang positif, empati yang tulus, serta keinginan untuk memberi nilai tambah bagi orang lain yang sesuai dengan visi, misi dan nila-nilai UBAYA.

Selanjutnya, pada Sesi 2 Basic Service Excellent membahas topik SERVICE SKILL yang dibawakan oleh Ibu Eka Maria K. yang di dalamnya terdiri dari Custome Care, Service Excellent/Pelayanan Prima yang tercakup dengan Dimensi Pelayanan – RATER (Reliability/Keandalan, Assurance/Jaminan, Tangible/Penampilan, Empathy/Sikap Pelayanan, Responsiveness/Respon Pelayanan), dengan diselingi praktek-praktek yang dilakukan oleh semua peserta yaitu bagaimana memberikan ucapan Empathy & Magic Word, latihan senyum terbaik, memberikan greeting salam & sapa.

Selanjutnya, sesi kedua dipandu oleh Ibu Eka Maria K. dengan topik SERVICE SKIL, yang mencakup materi Customer Care dan Service Excellent/Pelayanan Prima melalui pendekatan Dimensi RATER (Reliability/Keandalan, Assurance/Jaminan, Tangible/Penampilan, Empathy/Sikap Pelayanan, Responsiveness/Respon Pelayanan).

Peserta tidak hanya menerima teori, tetapi juga aktif mengikuti berbagai praktik seperti:

• Ucapan empati & penggunaan magic words
• Latihan senyum terbaik
• Praktik salam dan sapaan yang hangat

Sesi ini memperkuat keterampilan dasar pelayanan dengan menekankan pentingnya kesan pertama, sikap ramah, dan kepekaan terhadap kebutuhan pelanggan.

Sesi ketiga kembali dibawakan oleh Ibu Eka Maria K. dengan topik SERVICE ETIQUETTE & COMMUNICATION. Materi yang disampaikan mencakup:

• Etika dan tata krama dalam berkomunikasi
• Etiket penampilan, mulai dari ujung rambut hingga sepatu
• Etiket sikap tubuh dalam pelayanan
• Teknik komunikasi layanan yang efektif

Sesi ini membekali peserta dengan pemahaman penting mengenai citra profesional dan komunikasi yang mencerminkan pelayanan berkualitas.

Sesi terakhir pada Pelatihan Basic Service Excellent dibawakan oleh Bapak Nanang Yustriana dengan topik HANDLING COMPLAINT. Beliau membahas bagaimana keluhan pelanggan terjadi serta strategi komunikasi yang efektif dalam menanganinya. Materi meliputi:

• Transaksi komunikasi APA (Agresif, Pasif, Asertif)
• Pendekatan PAC (Parents, Adult, Child) dalam interaksi
• Dampak dan hasil penanganan komplain yang tepat

Sesi ini memberikan wawasan praktis agar peserta mampu menghadapi keluhan dengan sikap tenang, empatik, dan solutif.

Pelatihan ditutup dengan post-test yang diikuti oleh seluruh peserta sebagai evaluasi pemahaman setelah mengikuti seluruh sesi. Hasil post-test, pre-test, serta poin keaktifan selama pelatihan menjadi dasar penilaian dalam menentukan peserta dengan capaian terbaik.

Melalui pelatihan ini, Direktorat Penjaminan Mutu & Audit Internal (DPMAI) memperkuat komitmennya untuk terus meningkatkan kualitas layanan internal secara berkelanjutan, dengan membekali staf dengan keterampilan pelayanan yang relevan dan mutakhir. (SI)

The post Pelatihan Basic Service Excellence Batch III appeared first on Direktorat Penjaminan Mutu dan Audit Internal.

Asesmen lapangan ini dilakukan oleh asesor dari Lembaga Akreditasi Mandiri Informatika dan Komputer (LAM INFOKOM), yaitu Prof. Drs. Heru Suhartanto, M.Sc., Ph.D. dari Universitas Indonesia dan Prof. Dr. Adiwijaya, M.Si. dari Universitas Telkom. Keduanya hadir untuk memverifikasi, memvalidasi, dan mengklarifikasi data yang telah disampaikan oleh program studi melalui Laporan Evaluasi Diri (LED) dan Laporan Kinerja Program Studi (LKPS). Selain itu, asesmen juga bertujuan untuk menilai secara langsung kesesuaian implementasi program studi terhadap standar akreditasi yang berlaku.

Sebagai program studi baru, akreditasi menjadi tonggak penting bagi Teknik Informatika S2 Universitas Surabaya. Selain menjadi pengakuan resmi atas kualitas pendidikan yang diselenggarakan, akreditasi juga menjadi jaminan mutu bagi mahasiswa dan seluruh pemangku kepentingan.

Dalam proses asesmen, Direktorat Penjaminan Mutu dan Audit Internal (DPMAI) turut mendampingi program studi. DPMAI berperan aktif dalam menjelaskan penerapan siklus PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan) Sistem Penjaminan Mutu Internal, baik di tingkat universitas, Unit Pengelola Program Studi (UPPS), maupun Program Studi (PS).

Diharapkan hasil asesmen ini membawa hasil terbaik serta keberkahan bagi pengembangan Program Studi Teknik Informatika S2 Universitas Surabaya. Semoga nilai-nilai Tri Dharma Perguruan Tinggi yang telah dilaksanakan dapat tercermin dalam pengakuan mutu yang diperoleh, dan menjadi langkah awal yang kuat dalam membangun program studi yang unggul dan berdaya saing tinggi. (AA)

The post Pendampingan Asesmen Lapangan Program Studi Teknik Informatika (S2) appeared first on Direktorat Penjaminan Mutu dan Audit Internal.

Pelatihan ini diikuti oleh 24 peserta yang berasal dari berbagai unit kerja di lingkungan UBAYA, termasuk perwakilan dari Direktorat Penjaminan Mutu dan Audit Internal (DPMAI). Setiap unit mengirimkan staf terutama yang lebih sering berinteraksi memberikan layanan kepada para stakeholder.

Materi pelatihan terbagi dalam beberapa sesi. Sesi pertama merupakan ulasan kembali prinsip-prinsip Basic Service Excellence, menekankan kembali pentingnya memberikan layanan yang mengedepankan sikap ramah, cepat tanggap, profesional, dan berorientasi pada kepuasan pelanggan.

Selanjutnya, sesi Customer Journey membahas bagaimana mengenali dan memetakan perjalanan pelanggan dari awal hingga akhir interaksi mereka dengan institusi. Pemahaman terhadap setiap tahapan dalam perjalanan ini membantu institusi merancang intervensi yang relevan di setiap titik sentuh (touchpoints) agar tercipta pengalaman yang mulus dan menyenangkan bagi pelanggan.

Pada sesi Customer Experience, peserta diajak untuk melihat aspek emosional dari interaksi pelanggan, serta bagaimana institusi dapat menciptakan momen-momen yang membekas dan meningkatkan loyalitas. Materi ini menekankan pentingnya empati, inovasi layanan, dan membangun hubungan yang lebih personal dengan pengguna layanan.

Pelatihan ditutup dengan sesi praktik melalui kerja kelompok untuk menyusun peta Customer Journey dan Experience berdasarkan studi kasus nyata. Peserta mempresentasikan hasil kerja tim di hadapan narasumber dan peserta lainnya.

Sebagai bagian dari dinamika pelatihan, diadakan juga kompetisi Working Group & Presentation, yang menilai kolaborasi tim dan kualitas pemahaman terhadap materi. Dalam sesi ini, tim yang beranggotakan perwakilan DPMAI berhasil meraih predikat Best Team. Penghargaan ini menjadi bentuk apresiasi terhadap kontribusi aktif selama pelatihan.

Melalui pelatihan ini, UBAYA melalui SDM menegaskan komitmennya dalam meningkatkan kualitas layanan internal dan eksternal secara berkelanjutan, dengan membekali staf pada semua level dengan keterampilan yang relevan dan mutakhir. (AA)

The post Pelatihan Customer Journey & Experience di UBAYA appeared first on Direktorat Penjaminan Mutu dan Audit Internal.

Penerapan pengendalian internal terhadap alat dan bahan lab (alba) sangat diperlukan untuk mengurangi risiko terjadinya selisih, kehilangan, kerusakan dan mengantisipasi kemungkinan terjadinya kecurangan. Dengan adanya pengendalian yang baik dan teratur dalam pengelolaan alba, akan memudahkan pimpinan memperoleh informasi dan laporan yang bermanfaat dalam mengambil kebijakan terkait efektivitas dan optimalisasi penggunaan laboratorium. Audit Internal sebagai tim pemeriksa yang independen sangat dibutuhkan dalam melakukan pengawasan dan evaluasi pelaksanaan pengendalian internal terhadap pengelolaan alat dan bahan di laboratorium. Fakultas Farmasi Universitas Surabaya, merupakan unit yang secara rutin dilaksanakan proses audit terhadap alat dan bahan di laboratorium yang dilakukan oleh tim auditor internal. Pelaksanaan Audit Alba laboratorium Fakultas Farmasi, dilakukan untuk periode satu tahun, dan terakhir telah dilaksanakan pada 24-28 Februari 2025 untuk periode pemeriksaan 2024/2025 oleh tim auditor internal berjumlah lima orang auditor.

Adapun tahapan dalam Audit Alba diawali dengan opening meeting antara seluruh jajaran auditee dari Fakultas Farmasi dengan seluruh anggota tim auditor untuk menyampaikan tujuan, ruang lingkup dan pembahasan tindak lanjut atas hasil dari laporan audit periode sebelumnya. Ruang lingkup dalam Audit Alba meliputi: (i) verifikasi jumlah fisik bahan dan alat yang tersimpan di lab dengan data Alba yang dimiliki oleh laboran; (ii) identifikasi alba yang sudah rusak atau tidak terpakai dan (iii) evaluasi pengendalian internal atas proses penyimpanan dan pencatatan alba namun belum termasuk memastikan akurasi dan ketepatan waktu transaksi ke data persediaan laboran. Sedangkan terdapat tiga tujuan  utama dari pelaksanaan audit atas alat dan bahan (Audit Alba) di laboratorium ini yaitu untuk:

1. Mengetahui kesesuaian jumlah (saldo alat dan bahan milik laboran dengan jumlah fisik di lab.
2. Mengetahui kondisi alat dan bahan yang ada di lab.
3. Memberikan rekomendasi untuk memperbaiki proses penyimpanan dan pencatatan alat dan bahan di lab.

Setelah pertemuan antara auditor dan auditee pada opening meeting, maka tim auditor melakukan tahap fieldwork (audit lapangan). Field work dilakukan terhadap seluruh laboratorium yang dikelola oleh Fakultas Farmasi yang terdiri atas empat departemen masing-masing dibawah tanggungjawab kepala departemen yaitu Dep. Farmasi Klinis dan komunitas; Dep. Biologi Farmasi; Kimia Farmasi serta Dep. Farmasetika. Masing-masing departemen mengelola laboratorium fisik berjumlah 20 laboratorium secara total. Detil nama-nama laboratorium yang seluruhnya dilakukan audit Alba dapat dilihat pada table berikut:

Setelah dilakukan pemeriksaan fisik dalam tahap fieldwork, selanjutnya tim auditor internal akan melakukan konfirmasi kepada auditee atas temuan-temuan yang diperoleh. Pada tahap akhir, tim auditor internal melakukan closing meeting dengan auditee untuk melakukan diskusi, klarifikasi, tanggapan atas hasil field work dalam draft laporan audit. Setelah draft laporan disetujui oleh kedua belah pihak maka tim auditor menerbitkan laporan audit final. Adapun dalam Laporan Hasil Audit Alba menyajikan data dan informasi terkait (i) penilaian efisiensi dan efektivitas pengendalian internal pengelolaan alba lab.; (ii) verifikasi jumlah alat dan bahan lab sesuai kondisi yang ditemui di lapangan; serta (iii) laporan audit internal juga memuat  rekomendasi atas temuan-temuan yang diperoleh selama pemeriksaan di lapangan (fieldwork).  Informasi hasil audit Alba yang terangkum dalam Laporan Audit Internal ini diharapkan dapat memberi manfaat bagi pengelolaan laboratorium di Fakultas Farmasi Universitas Surabaya, dan menyajikan informasi pengelolaan sarana dan prasarana bagi pimpinan Universitas Surabaya. (IM & DF)

The post Evaluasi Pengendalian Internal melalui Audit Alat dan Bahan Laboratorium di Fakultas Farmasi UBAYA appeared first on Direktorat Penjaminan Mutu dan Audit Internal.