Audit pendanaan unit yang dilaksanakan secara mendadak bertujuan untuk memastikan bahwa pengelolaan KK dan BS telah dilakukan sesuai dengan prosedur. Dengan adanya pemeriksaan sewaktu-waktu, pihak yang bertanggung jawab akan lebih berhati-hati dalam menggunakan dan mencatat dana. Hal ini membantu menumbuhkan disiplin dan rasa tanggung jawab. Selain itu, pemeriksaan mendadak bertujuan untuk mendeteksi kesalahan pencatatan sejak dini. Kesalahan yang bersifat administratif dapat segera diperbaiki sebelum berdampak pada laporan keuangan. Pemeriksaan mendadak juga menjadi sarana evaluasi efektivitas sistem pengendalian internal yang telah diterapkan.

Sebagai dasar melakukan pemeriksaan KK dan BS, internal audit memperoleh rekap KK dan BS yang masih outstanding  di unit kasir. Dalam pelaksanaan di lapangan (fieldwork), internal audit akan melakukan pengecekan terhadap bukti-bukti pengeluaran KK dan BS, baik dari segi keabsahan maupun bukti pendukung kegiatan (seperti presensi kehadiran, laporan kegiatan dan lain-lain). Selanjutnya, internal audit juga akan  melakukan pengecekan terhadap sisa saldo KK dan BS yang ada, yaitu dengan meminta rekening koran unit, apabila sisa dana KK dan BS masih tersimpan di rekening. Dan apabila sisa dana KK dan BS dalam bentuk uang tunai, maka internal audit akan melakukan perhitungan fisik uang dan selanjutnya dibuatkan berita acara pemeriksaan kas (cash opname). Untuk pemeriksaan terhadap BS, internal audit lebih menekankan pada BS yang belum dipertanggungjawabkan kepada Direktorat Keuangan. Sedangkan untuk BS yang sudah dipertanggungjawabkan, internal audit melakukan pemeriksaannya via portal.ubaya.ac.id. Hasil pemeriksaan KK & BS diinput dalam kertas kerja pemeriksaan (working paper) yang berisikan jumlah penggunaan dana, sisa dana, tanggal realisasi, dan hasil temuan audit BS & KK.

Dengan adanya pemeriksaan mendadak yang dilakukan oleh internal audit, diharapkan dapat meminimalkan risiko kesalahan dan penyimpangan. Kesalahan dapat dideteksi lebih awal sehingga tidak berkembang menjadi masalah yang lebih besar. Transparansi dan akuntabilitas pengelolaan keuangan pun dapat meningkat. Pemeriksaan mendadak tidak hanya berfungsi sebagai alat pengawasan, tetapi juga sebagai sarana evaluasi dan perbaikan berkelanjutan. Dengan penerapan yang konsisten, pemeriksaan ini dapat membantu menciptakan pengelolaan keuangan yang sehat dan berintegritas. (IM & AR)

The post Pemeriksaan Mendadak: Strategi Efektif Pengendalian Kas Kecil dan Bon Sementara appeared first on Direktorat Penjaminan Mutu dan Audit Internal.

Ibu Dianne Frisko Koan, Ph.D. selaku Manajer Audit Internal dan Agus Riyanto, S.E. selaku Staf Audit Internal menyampaikan materi dengan tema Prevention Fraud, meliputi penjelasan fraud (kecurangan), tipe-tipe fraud, dan faktor-faktor pemicu fraud yang dijelaskan dalam Triangle Fraud, yaitu Pressure/Motive (Tekanan/Motif), Opportunity (Kesempatan), dan Rationalization (Pembenaran). Dan pada akhir materi dijelaskan tentang cara kita untuk mencegah terjadinya fraud. Pemateri juga menyampaikan pentingnya menjaga integritas diri dalam pekerjaan karena tanggung jawab fraud bukan hanya DPMAI, tapi semua karyawan yang terlibat dalam masing-masing proses bisnis. Integritas diri merupakan hal yang patut dikedepankan demi keberlangsungan Ubaya. (BW)

The post Sharing Session Pengelolaan dan Audit Keuangan, serta Refreshment Proses Administrasi Keuangan Unit appeared first on Direktorat Penjaminan Mutu dan Audit Internal.

Pengelolaan kas kecil di 38 unit dan Direktorat Keuangan Ubaya memerlukan sistem pengendalian internal yang baik. Oleh karena itu,  penting dilakukan evaluasi melalui pemeriksaan secara berkala terhadap pengendalian internal oleh pihak yang independen. Audit terhadap kas kecil dilakukan pada 25 September – 11 Oktober 2024 oleh Tim Audit Internal Universitas Surabaya, meliputi Bon Sementara (BS) dan Kas Kecil (KK), yang belum dipertanggungjawabkan oleh unit sampai dengan 18 September 2024. Audit tersebut mempunyai tujuan, antara lain:

1. Menentukan jumlah saldo kas kecil per tanggal 31 Agustus 2024.
2. Menilai tingkat kepatuhan unit dan Direktorat Keuangan terhadap prosedur pencairan, penggunaan dan pertanggungjawaban kas kecil, sekaligus memberikan rekomendasi yang diperlukan untuk meningkatkan kepatuhan terhadap prosedur kas kecil di atas.
3. Menilai keabsahan bukti transaksi yang dikeluarkan melalui kas kecil.

Selain tujuan yang telah dijelaskan di atas, implementasi audit atas Kas Kecil juga diharapkan dapat membantu mendorong pengelolaan pengeluaran operasional masing-masing unit di Ubaya secara efektif. Secara umum hasil audit terhadap pengelolaan dana kas kecil menunjukkan kepatuhan melebihi standard yang telah dijaminkan ISO.

Setelah melakukan proses audit di lapangan (fieldwork), selanjutnya tim audit akan melakukan pengolahan hasil fieldwork dan konfirmasi kepada Direktorat Keuangan dan unit (jika masih diperlukan). Tahap akhir dari penugasan audit atas kas kecil adalah penyusunan laporan hasil audit yang berisi temuan dan rekomendasi perbaikan atas temuan tersebut. Laporan Audit atas Kas Kecil dikirimkan via email ke Rektor, Wakil Rektor (WR)2, Direktur Keuangan, dan unit-unit terkait, serta sebagai arsip tim internal auditor. (IM&DF)

The post Implementasi Audit Kas Kecil di 38 Unit dalam Menunjang Efektivitas Pengelolaan Kas Kecil – Universitas Surabaya appeared first on Direktorat Penjaminan Mutu dan Audit Internal.