Tel: +62-31-298-1029,1019 | Mail: dpm_ai@ubaya.ac.id


Go Paperless, Green Commitment DPMAI-Ubaya (Surabaya, 21 Maret 2014)

Apa yang terlintas dalam benak anda, saat melihat gambar disamping !

Jawabnya, pasti: setumpuk kertas kerja di meja yang sudah menggunung hingga berjatuhan dimana-mana!.

Memang dalam realita di dunia kerja kertas yang ditumpuk di meja tidak akan sampai menggunung seperti itu, namun tanpa kita sadari selama kita bekerja pasti kita telah menghabiskan kertas sebanyak itu bahkan bisa lebih dari itu.

Padahal, pada masa sekarang ini, hampir setiap kantor telah memiliki komputer atau perangkat lain yang sebenarnya mampu menjadikan penggunaan kertas di tempat kerja menjadi seminimum mungkin. Namun, minimnya upaya untuk menghemat kertas kerja, kekurangpahaman karyawan yang bekerja, dan lainnya, menjadikan penggunaan kertas kerja masih sangat dominan.

Kita lihat contoh kecil dari internal DPMAI-Universitas Surabaya (Ubaya) terhadap penggunaan kertas kerja. Berikut rincian penggunaan kertas:

Tahun

∑ kertas

Ket

Harga (Rp)

2009

71 rim

71 x 26.000

1.846.000

2010

71 rim

71 x 26.000

1.846.000

2011

40 rim

40 x 26.000

1.040.000

2012

20 rim

20 x 26.000

520.000

2013

10 rim

10 x 26.000

260.000

Total

212 rim

212 x 26.000

5.512.000

Tabel 1. Penggunaan Kertas HVS A4 di DPMAI-Ubaya

Berdasarkan tabel di atas dapat dilihat, untuk unit DPMAI penggunaan kertas terbanyak adalah tahun 2009 dan 2010 yaitu sebanyak 71  rim. Bila ditotal secara keseluruan dari tahun 2009 – 2013, penggunaan kertas di DPMAI sebanyak 212 rim. Kalau dirupiahkan, satu rim kertas hvs ukuran A4 Rp 26.000, bila penggunaan kertas sebanyak 212 rim, berarti  212 x Rp 26.000 = Rp 5.512.000.

Contoh diatas, hanya contoh dengan skala kecil di DPMAI-Ubaya, Coba kita bayangkan bila satu unit di Ubaya menghabiskan 212 rim dalam jangka waktu 5 tahun, lalu berapa rim dan berapa rupiah yang dihabiskan oleh keseluruan unit di Ubaya ????.

 Misalnya jumlah Unit di Ubaya 49 unit (unit yg ter-ISO), maka jumlah kertas yang digunakan adalah 212 rim x 49 unit = 10.388 rim dalam jangka waktu 5 tahun, dan bila dirupiahkan penggunaan kertas Rp 270.088.000. Jadi jumlah kertas yang digunakan di Ubaya masih sangat dominan sekali.

Tahukah anda??? Setiap 15 rim kertas ukuran A4 itu akan menebang 1 pohon. Satu pohon menghilangkan oksigen dua orang.

Lalu bila jumlah kertas yang digunakan di DPMAI-Ubaya sebanyak 212 rim selama 5 tahun, maka jumlah pohon yang ditebang selama 5 tahun sebanyak ± 14 pohon, dan menghilangkan oksigen sebanyak 28 orang.

Selain itu, tanpa kita sadari aktifitas di atas juga membuat hutan alam kita habis ditebang diantaranya untuk memenuhi kebutuhan kertas. Ekspansi besar-besaran dalam pemenuhan kebutuhan salah satu diantaranya untuk industri pulp dan kertas selama 20 tahun terakhir ini menyebabkan permintaan terhadap bahan baku kayu pada saat ini jauh melebihi pasakolan legal. Dilaporkan oleh Forest Watch Indonesia dalam kurun waktu 60 tahun terakhir, tutupan hutan di Indonesia berkurang dari 162 juta ha menjadi hanya 88,17 juta ha pada tahun 2009. Atau setara dengan sekitar 46,3 % dari luas total daratan Indonesia. Periode tahun 2000-2009, luas tutupan hutan Indonesia yang terdeforestasi adalah sebesar 15,15 juta ha, dan deforestasi terbesar terjadi di Kalimantan yaitu sekitar 5,5 juta ha atau sebesar 36,3%.

Memperhatikan kondisi diatas, sangat diperlukan upaya untuk melakukan efesiensi kertas khususnya di tempat kerja secara menyeluruh. Upaya tersebut bukanlah pekerjaan yang dapat dilakukan oleh individu ataupun departemen tertentu, namun harus dilakukan oleh seluruh personel yang bekerja di dalam organisasi atau perusahaan dalam hal ini adalah seluruh unit yang ada di Universitas Surabaya.

Disinilah DPMAI-Ubaya mencoba m

enjadi pelopor dalam menghemat kertas kerja. Berikut, kami tampilkan beberapa cara penghematan kertas yang telah dilakukan oleh DPMAI:

1. Pembuatan beberapa software yaitu:

Tabel 2. Penggunaan Kertas : Penggunaan software di DPMAI-Ubaya

Tahun

∑ kertas

Rupiah

∑ Software yg digunakan

2009

71 rim

1.846.000

0

2010

71 rim

1.846.000

1

2011

40 rim

1.040.000

2

2012

20 rim

520.000

4

2013

10 rim

260.000

6

Berdasarkan tabel di atas dapat dilihat semakin banyak jumlah software yang digunakan, maka semakin sedikit rupiah yang harus dikeluarkan dan semakin sedikit juga penggunaan kertas kerja di DPMAI-Ubaya. Adanya software tersebut memang sangat membantu dalam pengurangan dan penghematan jumlah kertas kerja. Hal ini dikarenakan, dengan adanya software tersebut bila unit membutuhkan dokumen, maka DPMAI tidak lagi mencetak dan mengirimkan dokumen tersebut ke unit, karena unit bisa langsung melihat atau mendownload dokumen tersebut. Selain itu beberapa software dilengkapi dengan menu untuk tidak bisa diprint, sehingga unit secara tidak langsung akan mendapatkan dokumen secara softcopy sehingga meminimalisir unit untuk mencetak dokumen tersebut.

2. Membatasi pengiriman dokumen secara hardcopy, misalnya sbb:

3.      Menggunakan kertas bekas

4.      Mengubah Margin Dokumen

5.      Penyimpanan dokumen secara digital

6.      Menggunakan Kamera

Beberapa langkah diatas telah dijalankan oleh DPMAI untuk menerapkan konsep paperless. Hal itu yang selalu diupayakan oleh DPMAI, agar mengurangi penggunaan kertas di DPMAI. Konsep paperless adalah mengurangi pemakaian kertas bukan meniadakan pemakaian kertas sama sekali. Jadi jangan menerjemahkan paperless = “bebas kertas”. Karena idealnya adalah hampir tidak mungkin untuk kantor tidak memakai kertas.

Dengan menerapkan paperless di internal DPMAI, maka harapan DPMAI mampu menjadi pelopor di unit-unit lain agar meminimalisir penggunaan kertas di Ubaya. Sehingga Ubaya mampu menjadi Universitas “Go Paperless”.(AA)

 

 

 

ISTILAH:

*hutan tutupan:

-> sinonim dengan hutan larangan, hutan lindung

* Deforestasi :

-> sinonim dengan penghilangan hutan/penggundulan hutan

-> pengurangan hutan

-> kegiatan penebangan hutan atau tegakan pohon sehingga lahannya dapat dialihgunakan untuk penggunaan nir-hutan, yakni pertanian, peternakan atau kawasan perkotaan.

* Ekspansi:

-> tindakan aktif untuk memperluas dan memperbesar cakupan usaha yang telah ada.

* Industri pulp dan kertas:

->Industri yang mengolah kayu sebagai bahan dasar untuk memproduksi pulp,kertas,papan, dan produk berbasis selulosa lainnya

* Pulp:

-> Pemisahan serat dari bahan baku berserat (kayu maupun non kayu) melalui begbagai proses pembuatannya (mekanisme, semikimia, kima).

 

SUMBER:

http://www.seputarmalang.com

http://industri15khemal.wordpress.com/2012/07/04/mari-menghemat-kertas-kerja/

http://id.wikipedia.org/wiki/Halaman_Utama

Artikel ini telah dibaca sebanyak 794 kali.