Tel: +62-31-298-1029,1019 | Mail: dpm_ai@ubaya.ac.id


Pelatihan Kriteria Malcolm Baldrige National Quality Award (MBNQA) bagi mahasiswa jurusan Teknik Industri Universitas Surabaya (Surabaya, 1 November 2014)

Pada 1 November 2014 yang lalu, bertempat di ruang lab TI, Laboratorium Quality & Performance Management (QPM) bekerjasama dengan Direktorat Penjaminan Mutu & Audit Internal (DPMAI) mengadakan pelatihan Malcolm Baldrige bagi mahasiswa jurusan teknik Industri Ubaya. Selain diikuti oleh mahasiswa, pelatihan ini diikuti pula oleh para dosen antara lain : M. Arbi Hadiyat, S.Si., M.Si., Rahman Dwi Wahyudi, S.T., M.T., MBA dan Arif Herlambang, M.Si.

Pelatihan terlebih dahulu dibuka oleh Ibu Yenny Sari, S.T., M.Sc. selaku kalab Quality & Performance Management (QPM) yang memberikan pengantar tentang agenda pelatihan sekaligus mengenalkan para pembicara/trainer pelatihan Malcolm Baldrige, yaitu bapak Drs. M. Rosiawan, M.T selaku pembicara pertama dan Ibu Audia Ratnasari, S.Psi., M.M. selaku pembicara kedua.

Dalam pengantarnya, Bapak Drs. M. Rosiawan, M.T menyampaikan pengertian Malcolm Baldrige Criteria. Malcolm Baldrige Criteria adalah suatu cara untuk memotret kondisi suatu organisasi atau perusahaan dalam rangka mengetahui faktor-faktor yang menjadi kunci keberhasilan atau kegagalan dimasa yang akan datang. Malcolm Baldrige Criteria terdiri sekumpulan “requirements” dan “expectation” (persyaratan & harapan) kinerja EKSELEN yang dikelompokkan dalam 7 kategori dan disusun dalam suatu “kerangka manajemen kinerja” dengan sudut pandang sistem. Menurut M. Rosiawan, bila dibandingkan antara kriteria Baldrige dengan ISO, kriteria ISO hanya fokus pada pemenuhan persyaratan (What) saja, padahal persyaratan terpenuhi belum menunjukkan kinerja yang ekselen. Hal ini berbeda dengan kriteria Baldrige, kriteria Baldrige bicara lebih banyak pada bagaimana persyaratan tersebut dipenuhi (How) tanpa mengesampingkan tentang what-nya.

Sesi berikutnya dipaparkan oleh Ibu Audia yang membahas tentang kriteria dalam Malcolm. Pembahasan diawali dengan penyampaian Core Values dan Consepts atau bila di SMM ISO 9001:2008, hal ini analog dengan 8 prinsip manajemen mutu dalam ISO, namun di Malcolm terdapat 11 prinsip (Core Values dan Consepts) yaitu : 1) visionary leadership, 2) Student centered excellence, 3) Organizational and Personal Learning, 4) Valuing Workforce members and partners, 5)Agility, 6) Focus on the future, 7)Managing for innovation, 8)Management by fact, 9)Societal Responsibility, 10) Focus on Result and Creating Value, 11)Systems Perspective.

Sebelas prinsip Core Values dan Consepts sebagai dasar perumusan kriteria, kemudian diterjemahkan dalam 7 kriteria/kategori ekselen yaitu :

  1. Kepemimpinan/ Leadership (120 poin)
  2. Perencanaan Strategik/  Strategic Planning (85 poin)
  3. Fokus Pelanggan/ Customer Focus (85 poin)
  4. Pengukuran, Analisis, dan Manajemen Pengetahuan/ Measurement, Analysis, and Knowledge Management (90 poin)
  5. Fokus Tenaga Kerja/ Workforce Focus (85 poin)
  6. Fokus operasi kerja/ Operation Focus (85 poin)
  7. Hasil-hasil/ Results (450 poin)

Skor total dari 7 kriteria di atas (Baldrige assessment) adalah 1000 poin.

Kriteria satu sampai dengan enam dikategorikan sebagai kriteria proses dan kriteria tujuh dikategorikan sebagai kriteria hasil. Secara umum, Audia menggaris bawahi bahwa “kinerja sebuah organisasi/perusahaan yang berupa Result atau Outcomes sangat ditentukan oleh Prosesnya, bila proses bagus kinerja pasti bagus, sebaliknya bila proses buruk maka kinerja organisasi/perusahaan juga pasti buruk, oleh sebab itu proses perlu dikendalikan secara baik agar menghasilkan result yang baik”.

Setelah penyampaian 7 kriteria Malcolm, sesi berikutnya dilanjutkan dengan uraian bagaimana melakukan proses penilaian. Menurut M Rosiawan, Baldrige Assessment didasarkan pada dua dimensi evaluasi, yaitu dimensi proses dan dimensi hasil. Dimensi proses mengacu pada bagaimana metode organisasi yang digunakan untuk meningkatkan pemenuhan persyaratan item-item dalam kategori ke-1 sampai dengan kategori ke-6. Terdapat empat faktor yang digunakan untuk mengevaluasi proses yaitu Approach, Deployment, Learning, and Integration (ADLI).

Tabel 1: Faktor Evaluasi Proses

Faktor

Mengacu pada :

Approach  (Pendekatan)

-metode yang digunakan untuk menyelesaikan proses

-kesesuaian metode untuk persyaratan dan lingkungan operasional organisasi

-efektivitas penggunaan metode

-sejauh mana cara tersebut dilakukan berulang dan berbasis data & informasi yang handal (sistematik)

Deployment (penyebaran)

-metoda digunakan untuk memenuhi persyaratan yang relevan dan penting bagi organisasi.

-sejauh mana pendekatan diterapkan secara konsisten

-sejauh mana pendekatan yang digunakan (dieksekusi) oleh semua unit kerja yang sesuai

Learning (belajar)

-menyempurnakan pendekatan melalui siklus evaluasi dan perbaikan

-penyebaran/ sharing inovasi dan penyempurnaan dengan unit kerja dan proses lainnya yang relevan di organisasi

Integration  (intregasi)

- sejauh mana pendekatan sejajar dengan kebutuhan organisasi , diidentifikasi dalam profil organisasi dan item-item proses lainnya

-sejauh mana tindakan, informasi, dan sistem peningkatan saling melengkapi seluruh proses dan unit kerja

-sejauh mana rencana ,proses, hasil, analisis, belajar, dan tindakan diharmonisasikan di seluruh proses dan unit kerja untuk mendukung organisasi  mencapai tujuan yang luas

 

Dimensi "Hasil" mengacu pada keluaran dan hasil organisasi dalam mencapai persyaratan dalam item 7.1-7.5 (pada kategori 7). Terdapat  empat faktor yang digunakan untuk mengevaluasi hasil yaitu Levels, Trends, Comparisons, and Integration (LeTCI) .

Tabel 2: Evaluasi Hasil

Faktor

Mengacu pada :

Level (tingkat)

- Level kinerja saat ini

Trends (tren)

- kecepatan perbaikan kinerja atau keberlanjutan kinerja yang sudah baik

- luasnya (tingkat penyebaran) dari hasil kinerja.

Comparisons (perbandingan)

-Perbandingan kinerja terhadap pembanding yang terkait (kompetitor atau organisasi sejenis)

- kinerja relatif terhadap benchmark atau pemimpin industri

Integration (intregasi)

- Ukuran hasil mengadres persyaratan kinerja yang penting bagi pelanggan, produk dan jasa, pasar, proses, dan rencana tindakan seperti yang telah diidentifikasi di OP dan Items proses.

-sejauh mana hasil mencakup indikator-indikator yang valid dari kinerja masa depan

-sejauh mana hasil diharmoniskan di seluruh proses dan unit kerja untuk mendukung tujuan organisasi yang luas. 

Hasil evaluasi, baik proses maupun hasil kemudian diukur menggunakan scoring guidelines untuk mendapatkan skor total suatu organisasi. Skor total yang didapatkan oleh suatu organsasi menunjukan di level mana kinerja organisasi tersebut. Berikut ini adalah kriteria suatu organisasi berdasarkan hasil penilaian menggunakan Baldrige assessment:

Tabel 3 : Kriteria organisasi berdasarkan Baldrige Assessment

Skor yang Diperoleh

Kriteria

876-1000

World Leader

776-875

Benchmark Leader

676-775

Industry Leader

576-675

Emerging Industry Leader

476-575

Good Performance

376-475

Early Improvment

276-375

Early Result

  0 -275

Early Developmant

 

 

 

 

 

      

 

Sesi terakhir dari pelatihan diisi dengan case study berupa implementasi proses penilaian menggunakan Malcolm Criteria untuk beberapa kriteria yang telah ditentukan. Pada sesi ini mahasiswa dibagi menjadi empat kelompok kecil dan diberikan waktu sekitar 1 jam.  Dua kelompok mahasiswa membahas evaluasi proses, dan dua kelompok lainnya membahas evaluasi hasil. Mahasiswa sangat antusias dalam sesi ini, hal ini terlihat dari diskusi yang terjadi antar mahasiswa dimasing-masing kelompok. Setelah diskusi dan pembahasan dilakukan, kemudian mahasiswa diminta untuk mempresentasikan hasil diskusinya. Tidak jauh berbeda dengan sesi diskusi, pada sesi presentasi terlihat mahasiswa bersemangat dalam menyampaikan pendapat sekaligus beradu argumentasi dengan kelompok lain. Di akhir sesi diskusi, M Rosiawan meluruskan sekaligus memberikan penjelasan bilamana ada kesimpulan atau argumen mahasiswa yang masih keliru dalam sesi presentasi.

Setelah sesi presentasi selesai, kegiatan pelatihan dilanjutkan dengan pemberian penghargaan bagi kelompok terbaik, serta penampilan/presenter terbaik. Ibu Yenny Sari selaku Kalab Quality & Performance Management (QPM) menyampaikan apresiasi bagi mahasiswa, atas kesungguhannya dalam mengikuti pelatihan serta tak lupa pula ungkapan terima kasih sebesar-besarnya bagi Bapak M Rosiawan dan Bu Audia yang telah membagikan ilmunya kepada peserta pelatihan.  Sebagai penutup dalam kegiatan pelatihan, dilakukan foto bersama seluruh peserta pelatihan beserta tutor pelatihan.(AH)

Artikel ini telah dibaca sebanyak 801 kali.