Tel: +62-31-298-1029,1019 | Mail: dpm_ai@ubaya.ac.id


Berbagi Pengalaman dalam Pengelolaan Sistem Penjaminan Mutu Internal di Universitas PGRI Adi Buana (UNIPA) Surabaya (Surabaya, 20 Oktober 2014)

UNIPA yang akrab disebut "Kampus Semangat Pagi" ini selalu bersemangat pagi dalam memberikan layanan dan menjalankan aktifitas. UNIPA Surabaya sebagai pendidikan tinggi yang mengabdi kepada keutuhan negara kesatuan Republik Indonesia mengedepankan nilai - nilai Pancasila dan menjunjung tinggi kejujuran, keikhlasan dan kesantunan.

Dalam rangka untuk mewujudkan sikap profesional melalui penjaminan mutu layanan yang diberikan, maka Unipa Surabaya mengundang Direktorat Penjaminan Mutu & Audit Internal (DPMAI) Ubaya untuk dapat berbagi praktek terbaik (best practice) dalam penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Perguruan Tinggi dalam bentuk workshop SPMI selama dua hari tanggal 17-18 Oktober 2014 di kampus II UNIPA Jl. Dukuh Menanggal XII, Surabaya 60234.

Acara yang dibuka oleh Rektor Unipa Surabaya Drs. H. Sutijono, M.M., menyampaikan bahwa Unipa melalui PJM nya akan terus menerus meningkatkan efektifitas dan efisiensi mutu layanan di semua proses tridharma melalui penerapan SPMI selama ini.  Selain itu juga, ke depannya, penerapan SPMI ini akan didukung oleh penggunaan teknologi informasi, dalam melakukan aktivitas dokumentasi, monitoring dan evaluasi internal, serta pelaporan penerapan SPMI. Penggunaan teknologi informasi agar beban pekerjaan yang bersifat administrasi dapat dikurangi secara signifikans, sehingga layanan yang cepat akurat dan ramah dapat terwujud di seluruh lini layanan di universitas.

Beliau berharap, dengan kedatangan narasumber dari DPMAI-UBAYA ini bisa memberi contoh praktik terbaik, bagaimana penerapan SPMI dengan berbantuan teknologi informasinya  dapat berjalan secara efektif dan efisien dalam rangka mendukung pencapaian tujuan perguruan tingginya.

Muhammad Rosiawan sebagai narasumber yang mewakili DPMAI Ubaya, mengawali penyampaian materinya dengan memaparkan penerapan sistem penjaminan mutu berbasis teknologi informasi yang sudah dibangun oleh UBAYA, dan pengalaman manfaat yang diperoleh dalam melaksanakan sistem tersebut, dihadapan para pejabat struktural (Wakil Rektor 3 dan 4, Kepala dan sekretaris PJM, dan Kepala satuan kerja) dan staf unit kerja yang hadir dalam acara workshop tersebut. Materi I yang disampaikan, menimbulkan minat dari para peserta untuk bertanya lebih lanjut bagaimana membangun sistem tersebut, berapa lama waktu yang dibutuhkan, sampai dengan seberapa besar komitmen dari pimpinan universitas terkait penerapan sistem tersebut.

Suasana yang sangat dinamis menjadikan sesi materi I menarik dan menimbulkan motivasi para peserta untuk mengikuti jejak langkah Ubaya secara bertahap.

Materi pada sesi kedua adalah aktivitas diskusi peserta yaitu mengidentifikasi kontribusi masing-masing unit kerja dalam pencapaian visi Unipa Surabaya “ Menjadikan Universitas PGRI Adi Buana Surabaya mampu menghasilkan kader bangsa berperilaku keilmuan, profesional, dan berjiwa kewirausahaan yang berbasis riset” dalam bentuk sasaran mutu dan program/aktivitas yang akan dilaksanakan. Pada materi ini, peserta dengan antusias mendiskusikan dan menuliskan kontribusi unitnya di papan tulis yang dipandu oleh moderator workshop yaitu Bapak Teguh. Saling memberikan masukan dari peserta lain, menjadikan pemaparan yang disampaikan oleh perwakilan masing-masing unit kerja semakin menarik dan meningkatkan komitmen untuk memberikan yang terbaik bagi Unipa Surabaya.

Selanjutnya, materi III yang disampaikan pada hari kedua, fokus pada tugas kelompok yaitu pembuatan SOP dan sasaran mutu dari unit kerja masing-masing sesuai dengan hasil identifikasi kontribusi unit kerja. Disini, setiap unit kerja melakukan kajian lebih mendalam terkait dengan proses kerja yaitu jenis kegiatan/layanan yang disampaikan ke pelanggan, SOP yang terkait  serta sasaran mutu yang ditetapkan. Sesi ini dilanjutkan dengan presentasi hasil tugas kelompok dari setiap unit kerja untuk mendapat masukan dari narasumber dan peserta yang lain. Acara yang ditutup oleh Wakil Rektor III, diharapkan bahwa workshop dua hari ini akan ditindak lanjuti dengan workshop-workshop lainnya seperti audit mutu internal, teknik-teknik terkait dengan tindak lanjut hasil audit mutu internal atau masukan dari pelanggan, rapat tinjauan manajemen, dsb. yang ke semua dilakukan dalam upaya melaksanakan perbaikan berkelanjutan melalui siklus Plan-Do-Check-Action (PDCA)  di semua proses layanan yang ada di masing masing unit kerja dan pencapaian tujuan dan visi Unipa Surabaya. (MR)


 

Artikel ini telah dibaca sebanyak 1115 kali.