Tel: +62-31-298-1029,1019 | Mail: dpm_ai@ubaya.ac.id


Penerapan Audit Operasional di Ubaya

 

1.1.Latar Belakang

Dengan era globalisasi yang dihadapi saat ini, para auditor intern dituntut untuk selalu siap dan sigap dalam menghadapi lingkungan yang selalu berubah. Oleh karenanya, dengan adanya pergeseran dalam filosofi audit, dari konvensional audit yang berupa audit keuangan ke arah audit operasional. Audit Operasional atau Audit Manajamenadalah audit yang dilaksanakan untuk menilai efisiensi dan efektivitas kegiatan suatu organisasi dalam prosesnya untuk mencapai tujuan organisasi tersebut, efisiensi digunakan untuk menilai sebaik apakah pemakaian sumber daya suatu organisasi yang digunakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, sedangkan efektivitas digunakan untuk menilai seberapa baik kebijakan-kebijakan organisasi tersebut untuk mencapai tujuan. Efisiensi dan efektivitas merupkan dua hal yang saling berkaitan erat satu dengan lainnya, bisa saja suatu kebijakan organisasi itu sangat efisien akan tetapi tidak efektif begitupun sebaliknya.

Keberadaan fungsi internal audit di Universitas Surabaya (Ubaya) dimulai pada tahun 2003 hal ini berarti sampai dengan tahun 2011, fungsi internal audit di Ubaya sudah berusia 8 (delapan) tahun. Seiring dengan berjalannya waktu, untuk memastikan pencapaian program-program dan tujuan Ubaya, pada tahun 2010, Unit Internal Audit telah membuat Rencana Strategis Internal Audit 2010 – 2014, dimana peran Internal Audit lebih diarahkan kepada kegiatan assurance dan consulting sehingga dapat memberikan nilai tambah bagi perusahaan, di samping menjadibagian dari pelaksanaan Ubaya Clean dan memonitor implementasi good university governance.

Untuk mengimplementasikan hasil reposisi fungsi internal audit, per tanggal 1 Juni 2011, audit operasional diterapkan dalam proses audit di fungsi audit internal Ubaya. Fungsi internal audit Ubaya yang sebelumnya berfokus pada financial audit sekarang bergeser ke operasional audit. Auditor Internal Ubaya dapat menjadi mitra manajemen dalam mengantarkan organisasi perusahaan dalam mencapai tujuannya secara efektif, efisien dan ekonomis. Auditor Internal juga dituntut meningkatkan perannya bukan hanya sebagai watchdog, melainkan lebih mengarahkan perannya sebagai konsultan dan katalis dan evaluator serta tetap menjadi counterpart auditor eksternal untuk audit keuangan,  Dari pergeseran tersebut penulis bermaksud untuk melihat seberapa jauh dampak penerapan audit operasional terhadap efektifitas pengendalian biaya dibandingkan Conventional Audit atau financial audit terhadap hasil audit?

2.1.Definisi Audit Manajemen

Audit manajemenseringkali diartikan sama dengan audit operasional. Pengertian sederhana dari audit manajemen adalah investigasi dari suatu organisasi dalam semua aspek kegiatan manajemen dari yang paling tinggi sampai dengan ke bawah dan pembuatan laporan audit mengenai efektifitasnya atau dari segi profitabilitas dan efisiensi kegiatan bisnisnya. Sedangkan pengertian sederhana audit operasional adalah uraian aktifitas perusahaan yang sistematis dalam hubungannya dengan tujuan untuk melihat, mengidentifikasikan peluang perbaikan, atau mengembangkan rekomendasi untuk perbaikan. Jelas kedua pengertian serupa karena pemeriksaan manajemen dilakukan saat manajemen beroperasi.

Menurut Hamilton (1986:1) tujuan dari management audit secara keseluruhan adalah untuk mengevaluasi efisiensi dan efektifitas dari organisasi. Evaluasi ini bisa dilakukan pada perusahaan secara keseluruhan atau dibatasi pada lingkup departemen atau fungsi tertentu dalam organisasi. Evaluasi terhadap kinerja perusahaan ini dilakukan terhadap standar yang dibuat oleh manajemen atas dan pada saat yang sama digunakan utk menilai keefektifan dari standar-standar dan kebijakan-kebijakan tersebut.

Ramanathan(1990:300) mengatakan bahwa management audit berkaitan dengan audit efisiensi dimana tujuan utama dari audit efisiensi ini adalah untuk memastikan bahwa tiap unit mata uang diinvestasikan dalam modal atau tempat lain yang memberikan pengembalian yang optimum dan bahwa perencanaan investasi antara berbagai fungsi dan aspek yang berbeda dirancang untuk memberikan hasil yang optimum.

Tujuan audit operasional menurut Agoes(1996:173) adalah sebagai berikut :

a.       Untuk menilai kinerja (performance) dari manajemen dan berbagai fungsi dalam perusahaan.

b.      Untuk menilai apakah berbagai sumberdaya (manusia mesin dana harta lainnya) yang dimiliki perusahaan telah digunakan secara efisien dan ekonomis.

c.       Untuk menilai efektifitas perusahaan dalam mencapai tujuan (objective) yang telah ditetapkan oleh top management.

d.      Untuk dapat memberikan rekomendasi kepada top management dalam memperbaiki kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam penerapan struktur pengendalian intern sistem pengendalian manajemen dan prosedur operasional perusahaan dalam rangka meningkatkan efisiensi keekonomisan dan efektifitas dari kegiatan operasi perusahaan.

Sedangkan American Institute of Certified Public Accountant / AICPA : “Management audit is a systematic review of an organization’s activities or of a stipulated segment of them, in relation to specified objectives for the purpose of : assesing performance, identifying opportunities for improvement, developing recommendations for improvement or further action”

Definisi tersebut dalam terjemahannya adalah pemeriksaan manajemen adalah suatu penelaahan yang sistematis terhadap aktivitas suatu organisasi, atau suatu segmen tertentu daripadanya, dalam hubungannya dengan tujuan tertentu, dengan maksud untuk :

a.       Menilai kegiatan

b.      Mengidentifikasikan berbagai kesempatan untuk perbaikan

c.       Mengembangkan rekomendasi bagi perbaikan atau tindakan lebih lanjut.

Dari definisi yang dikumpulkan maka diperoleh beberapa karakteristik pemeriksaan manajemen yaitu :

a.       Memberikan informasi tentang efektifitas , efisiensi dan ekonomisasi operasional perusahaan kepada manajemen.

b.      Penilaian efektivitas, efisiensi dan ekonomisasi didasarkan pada standar-standar tertentu.

c.       Audit diarahkan kepada operasional sebagian atau seluruh struktur organisasi.

d.      Audit ini dapat dilakukan oleh akuntan maupun bukan akuntan.

e.       Hasil audit manajemen berupa rekomendasi perbaikan kepada manajemen.

 

2.2.        Perbedaan conventional audit/ Financial Auditdengan Operational Audit

Secara umum perbedaan inti antara conventional audit atau financial auditdengan operational audit adalah sebagai berikut:

 

Conventional Audit

Operasional Audit

Fungsi

§  Rencana audit didasarkan pada siklus keuangan tradisional

§  Rencana audit dikembangkan berdasarkan pembahasan dengan pemimpin unit bisnis

§  Program audit didasarkan pada pengujian histories

§  Program audit berubah secara dinamis dengan memperhatikan dari pengujian secara detail hingga proses bisnis

§  Program audit tidak ditujukan untuk pengembangan bisnis saat ini dan bisnis baru

§  Program  audit dirancang untuk menangkap peluang usulan bisnis baru

§  Fokuspenuh terhadap kewajaran laporan keuangan dan atau kepatuhan

 

§  Fokus terhadap permasalahan yang berdampak bisnis yang mengakibatkan aktitivitas audit lebih efektif, efisien dan tepat waktu

Peran

Compliance

Assurance &

Consulting

Sumber : Tim Reposisi manual audit - Ubaya

 

2.3.     Kebutuhan Audit Operasional

Kebutuhan akan audit operasional bagi perusahaan adalah signal yang mengindikasikan kebutuhan untuk menilai efisiensi dan efektivitas kegiatan suatu organisasi dalam prosesnya untuk mencapai tujuan organisasi tersebut, efisiensi digunakan untuk menilai sebaik apakah pemakaian sumber daya suatu organisasi yang digunakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, sedangkan efektivitas digunakan untuk menilai seberapa baik kebijakan-kebijakan organisasi tersebut untuk mencapai tujuan. Efisiensi dan efektivitas merupkan dua hal yang saling berkaitan erat satu dengan lainnya, bisa saja suatu kebijakan organisasi itu sangat efisien akan tetapi tidak efektif begitupun sebaliknya. Memang dalam melakukan audit operasional hal-hal yang menjadi standar untuk menentukan hasil audit yang berguna bagi pihak manajemen puncak sangat beragam sehingga untuk menentukan sebuah standar efisensi dan efektivitas masing-masing perusahaan bisa berbeda-beda harus disesuaikan dengan kondisi yang dihadapi akan tetapi audit operasional atau audit manajemen penting untuk dilaksanakan karena hasil dari audit tersebut bisa berupa rekomendasi yang sangat berguna bagi pihak manajemen untuk menentukan dan menilai kebijakan-kebijakan dan kegiatan perusahaan apakah sudah tepat atau memerlukan perbaikan sehingga akan berpengaruh pada kelangsungan hidup perusahaan. Ada 5 (lima) elemen pokok dalam atribut audit operasional:

1.      Kondisi
Kondisi merupakan hasil aktual pelaksanaan program dalam perusahaan

2.      Kriteria
Kriteria merupakan standar (pedoman,norma) bagi setiap individu/kelompok di dalam perusahaan dalam melakukan aktivitasnya.

3.      Penyebab
Penyebab merupakan tindakan yang dilakukan oleh setiap individu/kelompok di dalam perusahaan. Penyebab dapat bersifat positif, program/aktivitas berjalan dengan tingkat efisiensi dan efektivitas yang lebih tinggi, atau sebaliknya bersifat negatif, program/aktivitas berjalan dengan tingkat efisiensi dan efektivitas yang lebih rendah dari standar yang telah ditetapkan.

4.      Akibat
Akibat merupakan perbandingan antara penyebab dengan criteria yang berhubungan dengan penyebab tersebut. Akibat negatif menunjukkan program/aktivitas berjalan dengan tingkat pencapaian yang lebih rendah dari kriteria yang ditetapkan. Sedangkan akibat positif menunjukkan bahwa program/aktivitas telah terslenggara secara baik dengan tingkat pencapaian yang lebih tinggi dari kriteria yang ditetapkan.

5.      Rekomendasi
Rekomendasi merupakan tindakan korektif  atau saran-saran perbaikan dari auditor.

Audit operasional melibatkan wawancara dengan personil manajemen dan personil operasi terpilih dalam setiap unit yang dipelajari. Audit  juga mengevaluasi dokumen, arsip, laporan, sistem, prosedur, dan kebijakan terpilih yang dianggap sesuai. Setelah menganalisis data tersebut, auditor harus mengembangkan rekomendasi perbaikan. Kemudian membahas temuan dan rekomendasi auditor dengan personil yang tepat dari manajemen unit.

Semua temuan yang signifikan dicantumkan dalam laporan untuk di pertimbangkan. Rekomendasi yang dicantumkan dalam laporan ini merupakan  rekomendasi yang paling mungkin menghasilkan perbaikan yang bermanfaat bagi operasi suatu organisasi. Rekomendasi tersebut berbeda dalam aspek-aspek seperti kesulitan implementasi, urgensi, visibilitas manfaat, investasi yang diperlukan dalam fasilitas, serta peralatan atau personil tambahan. Perbedaan antara sifat rekomendasi, biaya implementasi, serta dampak potensialnya terhadap operasi harus dipertimbangkan dalam mencapai keputusan auditee mengenai tindakan yang harus dilakukan. Dalam beberapa kasus, rekomendasi yang diberikan mungkin hanya menyarankan perlunya studi lebih lanjut atas masalah yang dihadapi. Pencantuman komentar auditee adalah bersifat opsional. Biasanya, komentar itu hanya disertakan apabila auditee tidak menyetujui temuan dan rekomendasi. Temuan auditor pada dasarnya menghasilkan kritik yang konstruktif. 

Melakukan Tindak lanjut

Tahap terakhir atau tahap tindak lanjut (follow-up phase) dalam audit operasional adalah tahap bagi auditor untuk memonitor tanggapan auditee terhadap laporan audit. Idealnya, kebijakan entitas sebaiknya mengharuskan manajer unit yang diaudit untuk melaporkan secara tertulis selama periode yang ditetapkan.  (AS)

 

DAFTAR PUSTAKA

Boynton William .C, Johnson Raymond .N, Kell Walter .G. Modern Auditing. Jakarta, Penerbit Erlangga, 2003

 

Manual, Pedoman Pelaksanaan Audit di Ubaya, 2010, Surabaya

Sawyer, Lawrence B, 2000, Internal Auditing. Terjemahan PPA STAN, Jakarta, Penerbit PPA, 2006

http://www.theiia.org

http://wikipedia.com

 

BIODATA PENULIS

 

Nama

:

Agus Susilo, SE., MM.MBA., Ak.CA

 

 

 

Agama

:

Islam

Pendidikan Terakhir

:

S-2 Magister Manajemen

Sertifikasi Profesi Auditor

:

Sertifikasi akuntan profesional-chartered Accountant

Sertifikasi Lead Auditor ISO 9001 2008

Perusahaan     

:

Universitas Surabaya (UBAYA)

Jabatan

:

Manager Audit Internal

Lama Bekerja

:

± 23tahun

Alamat Kantor

:

Jl. Ngagel Jaya Selatan 169

Alamat Rumah

:

WR. Supratman III/ 2  

 

Motto:

Untuk memahami hati dan pikiran seseorang,

Jangan melihat apa yang telah di raih.

Lihatlah apa yang dia lakukan untuk menggapai cita – citanya. ( Kahlil Gibran )

 

Tak peduli masalah apa pun yang Anda hadapi,

Jika Anda berada pada tempat yang tepat,

Waktu yang tepat, dengan pesan yang tepat

Anda akan mampu mengubah persepsi orang lain. ( Lynne Franks, Pebisnis )

Artikel ini telah dibaca sebanyak 2524 kali.