Tel: +62-31-298-1029,1019 | Mail: dpm_ai@ubaya.ac.id


KEPROTOKOLAN (Surabaya, 24 Juni 2014)

Seminar Keprotokolan diberikan oleh Bapak Johan Fitriadi, SSTP, M.Si yang berdinas di Instansi Biro Humas dan Protokol Propinsi Jawa Timur mengenai “Strategi Keprotokolan”.

Menurut beliau, Protokol dapat diibaratkan sebagai seorang penjahit. Dimana tugasnya adalah mengatur agar potongan kain dijahit menjadi pakaian yang rapi. Begitu juga dengan seorang protokol yang tugasnya adalah mengatur agar acara berjalan dengan tertib dan rapi. Menjadi seorang protokol harus ikhlas, karena sebagian waktunya dihabiskan untuk institusi/negara.

Esensi dari seorang protokol yaitu menentukan tindakan yang harus dilakukan dalam suatu acara tertentu (tata cara), mencerminkan pilihan kata-kata, ucapan dan perbuatan yang sesuai dengan tinggi rendahnya kedudukan/jabatan seseorang (tata krama), dan berpedoman pada aturan, tradisi/kebiasaan yang telah ditentukan secara universal ataupun didalam suatu bangsa itu sendiri.

Pada saat seminar juga diajarkan bagaimana ruang lingkup keprotokolan, yang terdiri dari :

1.    Tata Tempat : yang perlu diperhatikan adalah siapa yang berhak lebih didahulukan, siapa yang berhak menerima prioritas untuk didahulukan dalam urutan tempat dan orang yang memperoleh tempat adalah seseorang karena jabatan atau pangkat.

Pedoman dalam mengurutkan tempat duduk, apabila dalam suatu acara dihadiri oleh Menteri Pendidikan (1), Gubernur Jawa Timur (2), Walikota Jawa Timur (3), Rektor (4) dan Wakil Rektor (5) maka urutan tempat duduknya adalah sebagai berikut:

                                

2.    Tata Ruang : yang harus diperhatikan adalah ruang harus sesuai dengan jenis acara, perangkat keras (meja, kursi untuk VVIP, VIP dan undangan, Pemasangan Bendera Kebangsaan, Gambar Presien dan Wakil Presiden, Lambang Negara, Tata suara, Tata lampu dan Papan Petunjuk) dan perangkat lunak (MC, penerima tamu, sie konsumsi, keamanan, dll).

3.    Tata Upacara : yang harus diperhatikan adalah kelangkapan, perlengkapan dan langkah persiapannya.

Hari-hari yang diwajibkan mengibarkan Bendera Merah Putih adalah:

·         Hari Proklamasi

·         Hari Besar Nasional

·         Hari Lahir Negara

·         Hari Lahir Instansi

·         Hari Lahir Propinsi, Kabupaten dan Kota

Lagu Kebangsaan Indonesia Raya diperdengarkan oleh Korsik atau dinyanyikan oleh paduan suara atau peserta upacara pada waktu penaikan/penurunan Bendera Kebangsaan Republik Indonesia yang diadakan dalam Upacara Bendera untuk menghormat Bendera Kebangsaan. Pada upacara Bendera yang diiringi Lagu Kebangsaan Republik Indonesia tidak dibenarkan menggunakan musik dari tape recorder atau direkam pada tape recorder.

4.    Tata Warkat : yang harus diperhatikan adalah pembuatan undangan (bentuk, warna, redaksi), daftar tamu, pengiriman undangan, pengecekan kehadiran pejabat tertentu. Isi dari undangan adalah tempat pelaksanaan, waktu pelaksanaan, ketentuan pakaian, contact person.

5.    Tata Busana : yang harus diperhatikan adalah jenis pakaian dan atributnya yang harus dikenakan bagi undangan dan petugas pelaksana dalam suatu acara resmi. Misalnya pakaian nasional, toga, pakaian batik.

Jadi fungsi protokol adalah untuk menjaga kehormatan seorang pejabat yang di layaninya. (IY)

Artikel ini telah dibaca sebanyak 1235 kali.