Dalam setiap organisasi, surat berharga seperti sertifikat tanah dan BPKB merupakan dokumen penting yang memiliki nilai hukum dan ekonomi yang tinggi. Dokumen tersebut menjadi bukti sah kepemilikan aset serta dasar dalam penyusunan laporan keuangan. Oleh karena itu, pengelolaannya harus dilakukan secara tertib, aman, dan akuntabel. Pada tanggal 13 April 2026 telah dilakukan audit terhadap surat berharga di Pusat Arsip dan Museum (PAM) Universitas Surabaya yang diawali dengan opening meeting oleh Ibu Dianne Frisko Koan, Ph.D. (Manajer Audit Internal) dan dihadiri oleh Ibu Kristina, S.Sos., M.IP. (Direktur Perpustakaan), Bapak Oky Widyanarko, S.E. (Manajer PAM), 2 Staf PAM (Bapak Dwiyana Pinatasari, S.Sos. dan Ibu Joanna Sri Untarti), serta Tim Audit Internal (Ibu Ita Megasari, S.E., Ibu Nugraheni,S.E., Bapak Agus Riyanto, S.E., dan Bapak Bagus Sekti Wahana, S.E.). Adapun pelaksanaan audit lapangan terhadap surat berharga ini bisa diselesaikan dalam waktu 1 (satu) hari dan dilanjutkan dengan penyusunan draft laporan audit surat berharga. Namun akan dilakukan konfirmasi jika terjadi ketidaksesuaian.
Secara berkala, Tim Audit Internal melaksanakan audit terhadap surat berharga ini dengan tujuan: 1) Dokumen fisik tersedia dan sesuai dengan daftar register, 2) Penyimpanan dilakukan sesuai standar keamanan, 3) Peminjaman dan pengeluaran dokumen melalui prosedur yang jelas, dan 4) Tidak terdapat penyimpangan atau risiko kehilangan. Sedangkan manfaat dilaksanakannya audit secara rutin, antara lain : a) Meningkatkan keamanan dokumen penting, b) Mengurangi risiko kehilangan atau penyalahgunaan, c) Memastikan ketertiban administrasi, d) Mendukung transparansi dan akuntabilitas, e) Memperkuat kepercayaan publik terhadap pengelolaan aset.
Hasil dan rekomendasi dari pemeriksaan terhadap surat berharga yang dilakukan oleh Audit Internal ini, diharapkan nantinya dapat membantu PAM untuk terus meningkatkan kualitas pengelolaan surat berharga melalui sistem pengendalian yang efektif, inventarisasi berkala, serta evaluasi berkelanjutan. Dengan pengawasan yang sistematis, diharapkan seluruh dokumen penting organisasi tetap aman, terdokumentasi dengan baik, dan siap digunakan apabila diperlukan. Audit bukan sekadar proses pemeriksaan, melainkan bagian dari upaya berkelanjutan dalam menjaga integritas dan profesionalisme pengelolaan aset. (IM)
No responses yet